Seleccionar hotel para los asistentes al congreso

Hemos dado el gran paso de decidirnos a organizar un congreso y hemos seleccionado a Cevents como Secretaría Técnica del mismo: ¡Buena elección!

El primer paso, como sabemos, es la elección de la sede: no  podemos difundir un congreso sin tener elegida la ciudad, las fechas y dónde vamos a realizarlo.

Y una vez elegida la sede, también es muy importante seleccionar alojamientos y el hotel para el congreso cercanos a las instalaciones donde vaya a realizarse, para facilitar esa labor a los asistentes y poder ofrecerles tarifas competitivas.

Elegir el hotel para los asistentes a nuestro congreso

Para que desde Cevents podamos ofrecer un amplio abanico de propuestas, debemos conocer el público al que va dirigido nuestro congreso.

Si en su mayoría son estudiantes, si son médicos y los laboratorios pueden sufragar los gastos de alojamiento, o si por el contrario el coste del mismo tiene que ser sufragado por cada asistente.

Dependiendo de todas estas circunstancias valoraremos si debemos buscar hoteles de más o menos categoría, lo que ello repercute en el precio de los mismos.

Por poner un ejemplo: Los estudiantes tienden a buscar alojamientos económicos, mientras que si el coste del alojamiento va subvencionado por un laboratorio deben alojar a los médicos en hoteles de 4 estrellas.

Una vez sabemos el público al que van a ir dirigidas nuestras opciones de alojamiento, comenzamos con la búsqueda.

Es importante saber el número de asistentes estimados, para saber si la reserva que debemos hacer debe ser de pocas plazas hoteleras o por el contrario debemos reservar un gran número de habitaciones.

Con toda esta información clara, nos ponemos en contacto con nuestros comerciales de confianza en las diferentes cadenas hoteleras que se encuentren cercanas a la sede, o en la ciudad donde se realiza el congreso.

Es importante, a la hora de pedirles la cotización, detallarles las fechas exactas en las que se realizará el congreso, o en caso de que aún no estén fijadas darles unas fechas aproximadas para saber si tienen disponibilidad.

Por esto es muy importante que cuando se pide un presupuesto, siempre se haga un prebloqueo de la fecha (también llamado en el sector fecha release, esto quiere decir que hasta esta fecha (suele ser un par de semanas), te bloquean las habitaciones que has solicitado sin coste para que puedas decidirte.

Además de pedir precio, debes dejar claro el régimen de alojamiento que queremos (normalmente alojamiento y desayuno) y si hay necesidad de habitaciones especiales (superiores, con vistas, suites) en caso de que en nuestro congreso tengamos personalidades relevantes.

Por ello, es muy importante contar para todo este proceso con una empresa como Cevents, ya que al ser agentes y trabajar con grandes volúmenes los hoteles siempre ofrecen tarifas muy competitivas y mejores condiciones de cancelación o anulación que las que puede conseguir un particular.

Y con toda la información de alojamientos, ¿qué hacemos?

Una vez ya tenemos las diferentes cotizaciones de los hoteles que hayamos solicitado es muy importante preparar un cuadro comparativo con todas las opciones, sus precios, la distancia a la sede y algún link en el que el cliente pueda conocer el hotel y así valorar cuales quiere que sean los hoteles oficiales elegidos para el mismo.

Tras todo este proceso y teniendo a vuestro lado a Cevents, que os asesoraremos en todo momento para que la decisión final sea la acertada, ya tendremos tanto la sede como los hoteles oficiales para la celebración de nuestro congreso.