¿Cómo se calculan las cuotas de inscripción de un congreso?

Cuando nos queremos inscribir a un congreso y vamos a ver cuánto cuesta, nos puede dar por pensar: ¿Cómo salen estos precios? ¿Por qué hay varios tipos de cuotas?

En este artículo, os vamos a desvelar cómo se calculan las cuotas de inscripción de un congreso, desde nuestra experiencia como empresa organizadora de congresos.

Varios tipos de cuotas de inscripción a un congreso

A las empresas organizadoras de congresos les gusta cerrar los números del evento cuanto antes, por esta razón, se suelen aplicar descuentos sobre la cuota del congreso si se formaliza con mucho tiempo de antelación.

Si lo piensas, tiene mucha lógica: primero, la organización ya puede disponer del dinero que avanzan las inscripciones tempranas sin tener que pedir créditos bancarios, y, segundo, acertar con las predicciones es muy complicado.

Si la gente se inscribe con antelación, las previsiones serán mucho más acertadas y nuestra desviación sobre el presupuesto será mínima. Por ejemplo, no podemos reservar un salón para 500 personas de un día para otro.

También se suelen aplicar descuentos a diferentes colectivos como los estudiantes, los residentes o los profesionales en paro. ¿Debo hacer este tipo de descuentos en mi congreso?

La respuesta a esta pregunta dependerá de varios factores.  Por ejemplo, si el objetivo del congreso es la difusión de las últimas tendencias en nuestro sector, nos interesará que vengan estudiantes, puesto que ellos son los profesionales del mañana y será muy interesante que aprendan nuevas metodologías. Otro ejemplo, nos lleva a los profesionales en paro.

Si por diferentes circunstancias, nuestros compañeros están en situación de desempleo, es muy interesante que este colectivo se siga formando y no se queden atrás. Por tanto, es muy importante ofrecerles un descuento. Ellos también lo agradecerán.

Por otro lado, en el caso de que sea una sociedad o una asociación la que organiza o promueve el evento o congreso, a nuestros asociados también deberemos aplicarles un descuento sobre la cuota del congreso, ya que éstos ya contribuyen a sufragar los gastos de la sociedad con su cuota anual y además deben tener unas contraprestaciones especiales sobre el resto de asistentes.

Cómo calcularlas

Tras tener en cuenta los detalles anteriores, nos vamos a poner a calcular los costes de nuestro congreso.

El primer paso es tener todos los gastos previstos divididos por partidas. Para esto ya habremos pedido presupuestos a todos nuestros proveedores.

El segundo paso es “construir” una hoja de cálculo que determine todas esas partidas y debemos tener claro qué gastos son fijos (no importa el número de asistentes que acudan) y cuáles son variables (coste por cada asistente que acuda).

Por ejemplo, si vamos a alquilar una sala para hacer una reunión, es un gasto fijo ya que vamos a tener que pagar lo mismo vengan 10 que 100 personas. Si a esos asistentes, vamos a darles de comer, solo tendremos que pagar por las comidas que contratemos, es un gasto variable.

Cuando ya tengamos diferenciados los costes, viene el tercer paso. Tan solo es cuestión de sumar los costes fijos y dividirlo entre el número previsto de asistentes, a no ser que tengas colaboraciones externas y/o subvenciones que quieras descontar de los gastos fijos.

Al resultado anterior deberemos sumar los costes variables por persona. El resultado de esta operación determinará lo mínimo que debemos cobrar por cada asistente.

A partir de ahí, calcularemos el resto de cuotas especiales que hemos comentado previamente teniendo en cuenta que unos descuentos en cuotas deberían suplir a otras cuotas que sean más elevadas, siempre con la finalidad de cubrir el presupuesto de gastos.

Conclusiones sobre las cuotas de inscripción al congreso

Tras leer toda esta información, esto puede parecer muy complicado pero el único requisito para calcular las cuotas de un congreso, es sentarse delante del ordenador con una hoja de cálculo, armarnos de paciencia y no olvidarnos de ningún detalle, ya que el mínimo error de cálculo nos puede llevar a la hecatombe financiera de nuestro congreso.