Los certificados de asistencia parecen una de las tareas más sencillas de un congreso científico: comprobar quién ha asistido, generar un documento y enviarlo. Sin embargo, cuando hablamos de cientos de participantes, diferentes actividades y datos procedentes de inscripciones y registros de asistencia, el proceso puede complicarse rápidamente.

Un nombre incorrecto, una asistencia que no consta o un certificado enviado a quien no corresponde generan consultas justo cuando el congreso ya ha terminado y el equipo organizador está inmerso en el cierre del evento.

Por eso, la gestión de los certificados de asistencia no debería empezar después del congreso. Muchas de las incidencias que aparecen al emitirlos tienen su origen semanas o incluso meses antes.

Primero, define qué vas a certificar

Antes de diseñar el certificado conviene resolver algo bastante más importante: qué acredita exactamente. No siempre es suficiente con estar inscrito en el congreso. Dependiendo de cómo se haya planteado la actividad, puede ser necesario distinguir entre inscripción y asistencia efectiva o diferenciar entre el programa general y actividades concretas.

Esto cobra especial importancia cuando existen talleres, cursos u otras sesiones con inscripción o control independiente. Los criterios para obtener cada certificado deben quedar definidos previamente, de acuerdo con las condiciones aplicables en cada caso.

Es una de esas decisiones que conviene incorporar desde las primeras fases de la organización del congreso, en lugar de dejarla para el cierre.

Inscrito y asistente no siempre son lo mismo

Es uno de los errores más fáciles de cometer: utilizar directamente la base de datos de inscritos para emitir los certificados. Una persona puede haberse inscrito y finalmente no acudir o participar únicamente en determinadas actividades.

Si el certificado exige acreditar asistencia efectiva, hay que tener previsto cómo se obtendrá y organizará ese dato. En función de las características del congreso, habrá que determinar:

• Qué actividades requieren registro de asistencia.
• Cómo se realizará ese registro.
• Qué criterio debe cumplirse para obtener el certificado.
• Cómo se vinculará la información con cada participante.
• Cómo se gestionarán posibles incidencias.

El sistema debe adaptarse a las características y requisitos concretos de cada actividad. Inscripción y asistencia están relacionadas, pero no son necesariamente equivalentes.

Datos incorrectos: un pequeño error que puede multiplicarse

Una tilde, un apellido incompleto o un registro duplicado pueden parecer problemas menores hasta que hay que corregir decenas de certificados. La calidad del documento final depende en buena medida de la calidad de los datos con los que se trabaja.

Aquí cobra importancia la gestión continuada de la información. Cuando una sociedad mantiene actualizados los datos de sus socios y actividades, el congreso no tiene por qué funcionar como una isla de información.

Centralizar y mantener actualizados los datos de socios y actividades facilita trabajar con información más consistente en congresos, jornadas, cursos y otras acciones organizadas durante el año, además de simplificar la respuesta a posibles consultas posteriores.

No todos los participantes tienen por qué recibir el mismo certificado

Un congreso científico puede reunir congresistas, ponentes y participantes en talleres u otras actividades específicas. Por eso, antes de generar documentos en bloque conviene determinar qué certificados serán necesarios y a quién corresponde cada uno.

Hay algunas cuestiones que merece la pena dejar resueltas previamente:

• Qué tipos de certificados se emitirán.
• Qué actividad o actividades deben figurar.
• Qué información incluirá cada plantilla.
• Qué datos permitirán asignar el documento correcto a cada participante.

Preparar las plantillas no es suficiente. Además del nombre del participante, conviene comprobar cuidadosamente la denominación de la actividad, las fechas y cualquier otra información que deba constar en el documento. Resolverlo antes del evento reduce las decisiones manuales cuando llega el momento de emitir los certificados.

Automatizar sí, pero después de revisar

Al terminar un congreso existe cierta presión por enviar cuanto antes agradecimientos, encuestas y certificados. La automatización puede agilizar considerablemente este proceso, pero automatizar información incorrecta solo consigue multiplicar el problema.

Antes del envío, cuando el certificado dependa de la asistencia efectiva, conviene comprobar los registros correspondientes y resolver las incidencias pendientes. También es necesario revisar las plantillas y verificar que los datos necesarios estén correctamente asociados al documento correspondiente.

Una revisión previa puede evitar muchas rectificaciones posteriores. Esta comprobación forma parte del poscongreso, igual que otras tareas de seguimiento y cierre que conviene prever desde la planificación del evento.

Caso Cevents: preparar el certificado antes de necesitarlo

Una sociedad científica nos planteó mejorar la gestión de los certificados de su congreso anual, que incluía un programa general y varios talleres. En ediciones anteriores, los certificados se preparaban una vez finalizado el evento, cruzando diferentes listados y atendiendo después las solicitudes de corrección.

El proceso se planteó esta vez desde la organización previa: se definieron los certificados necesarios, la información asociada a cada uno y la forma de organizar el registro de asistencia. También se revisaron previamente los datos de los participantes para detectar posibles errores.

Así, al finalizar el congreso, la gestión de los certificados no empezó desde cero. La información necesaria ya estaba organizada y podía revisarse antes de generar y enviar cada documento, facilitando un cierre más ordenado y reduciendo las correcciones posteriores.

El poscongreso también se planifica

Un congreso no termina cuando sale el último asistente de la sala; después quedan comunicaciones, encuestas, análisis de resultados, documentación y certificados. Buena parte de ese trabajo será más sencillo si se ha preparado desde el principio.

Para una sociedad, además, esta forma de trabajar permite conectar el congreso con el resto de su actividad durante el año. El certificado es el último paso visible de un proceso que empieza mucho antes.

En Cevents acompañamos a sociedades tanto en la organización de sus congresos y actividades como en su gestión continuada. Si estás preparando un congreso o quieres mejorar la gestión de las actividades de tu sociedad, contacta con nuestro equipo y cuéntanos tu caso.