Una buena mesa redonda puede convertirse en uno de los momentos más interesantes de un congreso o una jornada; varias personas con experiencia sobre un mismo tema, perspectivas complementarias y un público dispuesto a escuchar y participar. Sobre el papel, parece un formato sencillo.

En la práctica, no basta con reunir a varios expertos alrededor de una mesa. Sin un enfoque claro, una buena moderación y unos tiempos bien definidos, es fácil terminar con intervenciones demasiado largas, conversaciones que se alejan del tema o participantes que apenas tienen oportunidad de hablar.

Saber cómo organizar una mesa redonda implica diseñar una conversación, no una sucesión de pequeñas ponencias. Y buena parte de ese trabajo debe hacerse antes de que los participantes suban al escenario.

Empieza por definir de qué queréis hablar

Antes de buscar participantes conviene definir qué queremos que aporte la mesa al programa. Un tema demasiado amplio suele producir conversaciones superficiales; uno excesivamente cerrado puede dejar poco margen para el debate.

Una buena opción es plantear una pregunta central, un problema o varios ejes de discusión bien delimitados. A partir de ellos pueden definirse cuestiones que ayuden al moderador a hacer avanzar la conversación sin convertirla en un interrogatorio.

En congresos y jornadas, la mesa debe tener además una función clara dentro del programa: ampliar lo expuesto previamente, confrontar perspectivas, trasladar conocimiento a la práctica o abrir un debate sobre un asunto concreto.

Busca perfiles que aporten perspectivas complementarias

Una mesa formada por cuatro personas que aportan perspectivas muy similares puede ser impecable desde el punto de vista curricular y, sin embargo, generar poco debate. La complementariedad importa.

Al seleccionar participantes conviene valorar:

• Qué perspectiva puede aportar cada persona.
• Si existen experiencias o posiciones suficientemente diferentes.
• Su capacidad para explicar y debatir, no únicamente su currículum.
• El número de participantes en relación con el tiempo disponible.
• Si la combinación de perfiles representa adecuadamente el tema que se quiere abordar.

No se trata de provocar enfrentamientos artificiales. El objetivo es conseguir que las intervenciones se complementen, se cuestionen o aporten matices que difícilmente aparecerían en una ponencia individual.

El moderador no está ahí solo para dar turnos

Una de las decisiones que más condiciona una mesa redonda es elegir bien quién la modera. Su trabajo empieza antes del evento: debe conocer el objetivo, los perfiles de los participantes y los principales asuntos que se quieren tratar.

Durante la sesión tendrá que introducir el tema, plantear preguntas, repartir los tiempos y reconducir la conversación cuando sea necesario; también debe saber cuándo profundizar en una respuesta interesante y cuándo cortar educadamente una intervención que se está alargando.

Moderar también significa escuchar. Un buen moderador no se limita a seguir un guion: puede utilizar lo que acaba de decir un participante para profundizar, introducir otro punto de vista o enlazar con la siguiente cuestión.

El guion debe ordenar la conversación, no encorsetarla

Improvisarlo todo es arriesgado, pero preparar cada respuesta elimina precisamente aquello que hace interesante una mesa redonda. Lo útil es trabajar con una estructura suficientemente clara para orientar a todos los participantes.

Antes del evento conviene compartir:

• Objetivo y enfoque de la mesa.
• Duración total y distribución aproximada del tiempo.
• Bloques temáticos que se abordarán.
• Dinámica prevista para las intervenciones.
• Tiempo reservado para preguntas del público, si las hay.

Siempre que sea posible, una breve reunión previa con el moderador y los participantes ayuda a compartir el enfoque, resolver dudas y evitar que varias intervenciones terminen cubriendo exactamente el mismo terreno. Esta preparación puede integrarse en la gestión integral del evento, coordinando programa, participantes, necesidades técnicas y tiempos.

Repartir el tiempo sin romper el ritmo

Si participan cuatro personas en una mesa de 60 minutos, esos 60 minutos no se reparten simplemente entre cuatro. Hay que descontar la introducción, las preguntas del moderador, las transiciones, las posibles réplicas, la participación del público y el cierre.

Por eso conviene evitar largas presentaciones iniciales de cada participante. Una breve contextualización puede ser suficiente para entrar rápidamente en conversación. También ayuda plantear preguntas concretas y acordar previamente una duración razonable para las primeras intervenciones.

El objetivo no es que todos hablen exactamente el mismo número de minutos, sino que exista equilibrio y nadie monopolice la conversación. Si surge un intercambio especialmente relevante, el moderador puede adaptar el tiempo previsto sin perder de vista el conjunto de la sesión.

El público también puede formar parte de la conversación

Reservar diez minutos al final y preguntar «¿alguna pregunta?» no siempre es suficiente para generar participación. Si queremos incorporar al público, conviene decidir previamente cómo y cuándo podrá intervenir.

Puede hacerse mediante preguntas directas en sala, recogiendo cuestiones previamente o utilizando herramientas digitales para canalizar la participación. Sea cual sea la fórmula, hay aspectos que no deberían improvisarse: quién recogerá las preguntas, cómo se seleccionarán, cuánto tiempo se reservará y cómo se gestionarán intervenciones demasiado extensas o alejadas del tema.

También hay que cuidar las condiciones técnicas. Micrófonos, sonido, visibilidad y la disposición de los participantes en el escenario influyen directamente en la dinámica. La producción y el montaje deben adaptarse al formato y favorecer el contacto visual entre participantes y moderador, además de una comunicación natural con el público.

Caso Cevents: de cinco intervenciones a una conversación

Una organización nos planteó incluir una mesa redonda dentro de una jornada profesional. Había cinco especialistas confirmados y un tema relevante, pero el planteamiento inicial consistía en conceder unos minutos a cada participante y dejar las preguntas para el final.

Junto con la organización, se reorganizó la dinámica alrededor de tres grandes cuestiones. El moderador dispuso previamente del enfoque de la sesión, los bloques previstos y la información necesaria sobre los participantes. También se acordaron intervenciones iniciales breves, dejando más espacio para preguntas cruzadas y para que los expertos pudieran responder o matizar las aportaciones de los demás.

El cambio estuvo en el formato, no en los participantes. La sesión dejó más espacio para el intercambio de perspectivas y permitió aprovechar mejor el conocimiento reunido en la mesa.

Carlos Castell, durante el Congreso de OPC España.

En Cevents también nos sentamos a la mesa

Y no solo organizamos mesas redondas: también participamos en ellas. El pasado mes de febrero, Carlos Castell, nuestro Director de Sociedades, participó en el Congreso de OPC España, formando parte de una de las sesiones programadas durante la jornada del viernes.

Una experiencia que nos permite vivir este formato también desde el otro lado: como participantes, compartiendo conocimiento y formando parte de la conversación junto a otros profesionales del sector.

Una buena mesa redonda se prepara para que parezca espontánea

Cuando una mesa funciona, el público percibe una conversación natural; detrás, sin embargo, hay decisiones sobre el objetivo, los participantes, el moderador, las preguntas, los tiempos y la participación de los asistentes.

Prepararla bien no significa saber de antemano qué va a decir cada persona. Significa crear las condiciones para una buena conversación, con margen para que aparezcan respuestas, discrepancias y conexiones interesantes sin perder el hilo de la sesión.

En Cevents organizamos congresos, jornadas y otros eventos en los que ponencias, mesas redondas y espacios de debate forman parte del programa. Si estás preparando un evento y necesitas ayuda para coordinar el programa, los participantes, los tiempos y las necesidades técnicas y organizativas, contacta con nuestro equipo y cuéntanos tu proyecto.