Cómo asistir a un congreso: cinco pasos básicos

El mes pasado ya os adelantamos en cómo hacer una inscripción a un evento sin morir en el intento. Ahora que ya estamos inscritos al evento, jornada o congreso de referencia debemos tener en cuenta nuestra organización para que todo transcurra correctamente, y sin ningún incidente desagradable para nosotros.

Cómo asistir a un congreso con todo planificado

Para ello vamos a dar unos pasos básicos e imprescindibles que deberíamos tener en cuenta para asistir a un congreso:

Inscripción para asistir a un congreso

Antes de asistir a cualquier evento o congreso debes comprobar que tu inscripción está confirmada. Revisa el último mail que tengas referente a la inscripción por si debes imprimirte algún documento, o llevar algún código de confirmación para recoger tu acreditación a tu llegada a la sede.

Comprueba además lo servicios que incluye la acreditación: coffees? Almuerzos de trabajo?! De no incluirlos, acuerdarte de llevar algún snack y botellín de agua y revisa si en la sede se puede tomar algo, o tienes que buscar algún bar o restaurante cercano al que poder ir a comer o a tomar algo en los descansos.

Sede

Revisa en la página web cuál es la sede del congreso y cómo llegar a ella. Si tiene buenas conexiones con bus, metro, etc. En caso de viajar en coche propio, comprueba si la sede tiene un parking gratuito o si es sencillo el poder aparcar por la zona, o por el contrario es una sede que se ubica en el centro de la ciudad y fuese más complicado.

Viaje y alojamiento

¿Ya tienes tus billetes y hotel reservado? ¿Te lo ha tramitado alguna agencia? Normalmente en los congresos la Secretaría Técnica facilita hoteles cercanos a la sede con tarifas especiales para poder reservar con ellos y suelen ofrecer descuentos para el viaje, bien en tren o en avión (Renfe e Iberia).

En caso de que tu viaje y alojamiento  lo haya gestionado alguna agencia, asegúrate de tener contigo el billete del viaje y el localizador de la reserva de alojamiento.

Planning de trabajo

Comprueba el programa y señala cuales son las conferencias o mesas de trabajo a las que deseas asistir y en que horario se realizan. Muchos congresos en su web tienen apartados como “Planifique su Agenda” o tienen APP´s para el móvil donde poder marcar las conferencias o sesiones favoritas y que son muy útiles para tu organización. Pregunta al llegar a la Secretaría.

Prepara la maleta para asistir a un congreso

Revisa el tiempo que va a hacer en la ciudad donde se celebra el congreso: ¿Hará falta un paraguas o algo de abrigo? Además, hay que tener en cuenta si hay algún acto social programado que conlleve etiqueta, para meter en la maleta esos tacones, ese traje o ese vestido para ir más arreglado, o incluso si hay alguna visita turística y lo que debemos llevar en la maleta es ropa cómoda para andar por el centro histórico. Y no olvides libreta y bolígrafo para… ¡no perder detalle en las sesiones!

Con todos estos pasos básicos ya estás preparado para que tu asistencia al congreso sea todo un éxito.

Y como os decimos siempre para cualquier duda o consulta, sobre la organización de congresos o lo que necesites, siempre puedes contactar con la Secretaría Técnica que ellos siempre estarán encantados de ayudarte. ¡Un saludo!