Cómo definir el cronograma de un evento

¿Estás pensando en organizar un evento y no sabes cómo hacerlo? No te preocupes: la solución es crear un cronograma del evento. En esta entrada del blog te vamos a explicar todo lo que necesitas saber para definir el cronograma de un evento y planificarlo con las mejores garantías.

¿Qué es el cronograma de un evento?

Un cronograma de un evento puede definirse como una secuencia de objetivos (tareas, acciones, etc.) calendarizados.  Se trata, pues, de recopilar todas las tareas que deben cumplirse para llevar a cabo un evento, asignarles un responsable y una fecha límite para cumplirlas.

Es una línea temporal de realización de acciones en orden cronológico que puede remontarse hasta 6 y 12 meses antes del inicio del evento, tiempo idóneo para organizar eventos a gran escala.

Es también un acuerdo y compromiso entre cliente y organizador para saber en que fecha se va a realizando los acciones, ya que en un evento deberán cumplir con sus tareas ambas partes.

Cronograma a largo plazo frente al cronograma del día

No debe confundirse el cronograma a largo plazo con el del día a día. Por un lado, encontramos el cronograma de actividades diarias de un evento, esto es, las actividades que se van a realizar a diario durante los días del evento y en las que participarán los asistentes.

Por otro, está el cronograma a largo plazo de un evento en el que, tal y como se ha definido, incluirá las acciones a completar para llevar a cabo el evento.

La diferencia entre programa y cronograma de un evento es clara, el programa es una sucesión de acciones que se incluyen dentro del cronograma. Ambos son importantes y en el cronograma a largo plazo se incluirá la creación del programa diario. Eso sí, planificar con tiempo siempre será esencial para cumplir nuestros objetivos.

¿Por qué es necesario un cronograma de planificación de eventos a largo plazo?

Un evento no es una tarea para una persona únicamente, sino que su realización depende de diferentes grupos de trabajo. La creación de un cronograma es esencial por diferentes motivos:

• Todos los miembros que forman parte del equipo (tanto cliente como agencia) tienen una guía sobre la que trabajar y así se mantienen motivados y centrados.
• Ayuda a la priorización de tareas. Con un rápido vistazo al cronograma podrás decidir qué cosas deben hacerse ahora y cuáles pueden esperar hasta más adelante.
• Facilita el contacto y la sintonía con los proveedores de servicio, de catering para eventos o cualquier otro con antelación.
• Facilita y tranquiliza al cliente, al saber en qué plazos se realizará cada acción.
• Permite un mayor control de los gastos e ingresos y evitar también el retraso en los pagos.
• Posibilita una mayor flexibilidad entre las partes interesadas a la hora de modificar acciones con antelación a la celebración del evento.

Pasos a seguir para elaborar el cronograma de un evento

Una vez ya conoces la importancia de la planificación del cronograma de un evento con antelación, debes hacer tu propia planificación. El primer paso es establecer con el cliente, qué hitos o logros deben cumplirse según el tiempo que falte hasta el inicio. Si tienes dudas, aquí te dejamos las más importantes que deben incluirse en tu cronograma, por supuesto estas estimaciones dependerán de la magnitud de tu evento:

6 meses o más antes del evento

• Establecer el objetivo del evento.
• Determinar los participantes.
• Fijar un presupuesto total.
• Crear el cronograma de tareas.
• Asignar un responsable a las tareas.
• Definir la naturaleza del evento online, presencial o híbrido.
• Realizar un listado de posibles lugares para la celebración.
• Determinar las necesidades de material y de personal.
• Elegir y reservar el lugar de celebración del evento.

4/5 meses antes del evento

• Contratar los servicios de apoyo y auxiliares.
• Crear la imagen del evento.
• Encargar materiales para su difusión: logos, cartelería, invitaciones, etc.
• Encargo de material adicional: obsequios, merchandising…
• Establecer la estrategia de marketing.

3 meses antes del evento

• Implementar la estrategia de marketing para eventos.
• Publicitar el evento en los medios más relevantes.
• Enviar las invitaciones y crear un sistema de seguimiento de confirmaciones.
• Definir a los conferenciantes y otros invitados.
• Determinar los temas y títulos de las ponencias.
• Gestionar transportes y hospedaje.

2 meses antes del evento

• Confirmar menús y catering.
• Distribuir invitados según los espacios.
• Establecer y enviar códigos de vestimenta, horarios y cualquier información relevante a los invitados.
• Confirmar espacios y ponentes.
• Establecer un plan de emergencia.

1 mes antes del evento

• Revisar que las tareas se están cumpliendo dentro de los plazos.
• Confirmar la decoración del espacio.
• Confirmar que se dispone de todo el material técnico y humano necesario.
• Determinar la estrategia de seguridad.
• Contactar y confirmar con todos los proveedores.
• Mantener informados a los invitados.

Estas recomendaciones te ayudarán a definir el cronograma de cualquier evento que te propongas celebrar. Planifica con tiempo, olvídate de los imprevistos de última hora, evitarás problemas y trabajarás de una manera más cómoda y fluida. En cualquier caso, puede haber eventos muy diferentes entre sí, así que cada uno debe tratarse de forma específica y requerirá mayor o menor plazo según su naturaleza y envergadura. Contáctanos , cuéntanos tu caso concreto y te ayudaremos en lo que necesites.

Si quieres conocer cómo se organiza un congreso accede a nuestra página fases de un congreso y verás la planificación paso a paso.