¿Estás pensando en organizar un evento y no sabes cómo hacerlo? No te preocupes: la solución es crear un cronograma del evento. En esta entrada del blog te vamos a explicar todo lo que necesitas saber para definir el cronograma de un evento y planificarlo con las mejores garantías.

¿Qué es el cronograma de un evento?

Un cronograma de un evento puede definirse como una secuencia de objetivos (tareas, acciones, etc.) calendarizados.  Se trata, pues, de recopilar todas las tareas necesarias, organizarlas en una lista de tareas, asignarles un responsable y unas fechas de inicio y finalización.

Es una herramienta clave dentro de la gestión de proyectos, ya que permite representar gráficamente el conjunto de acciones mediante recursos como el diagrama de gantt, basado en barras horizontales que muestran la duración de cada tarea.

Además, este cronograma funciona como una línea temporal que puede abarcar entre 6 y 12 meses antes del inicio del evento, un margen habitual para organizar eventos a gran escala y proyectos complejos.

También actúa como un acuerdo y compromiso entre cliente y organizador, ya que permite definir en qué momento se van realizando las acciones y asegurar que ambas partes cumplen con sus tareas.

Cronograma a largo plazo frente al cronograma del día

No debe confundirse el cronograma a largo plazo con el cronograma del día a día ni con el diagrama de gantt. El cronograma es la planificación temporal del proyecto, orientada a cumplir los objetivos del proyecto, mientras que el diagrama de gantt es una forma de representarlo visualmente.

Por un lado, encontramos el cronograma de actividades diarias del evento, que recoge las acciones que se desarrollan durante los días en los que tiene lugar y en las que participan los asistentes.

Por otro, está el cronograma a largo plazo, que incluye todas las tareas necesarias para organizar el evento desde las fases iniciales hasta su ejecución, asegurando que se alcanzan los objetivos del proyecto.

La diferencia entre programa y cronograma también es importante: el programa hace referencia a las actividades que se desarrollan durante el evento, mientras que el cronograma engloba todo el proceso de planificación, incluyendo la creación de ese programa.

¿Por qué es necesario un cronograma de planificación de eventos a largo plazo?

La creación de un cronograma es una parte fundamental en cualquier proyecto, especialmente en eventos, donde intervienen múltiples equipos y proveedores. Su importancia radica en varios aspectos:

• Cada miembro del equipo tiene una guía clara sobre la que trabajar y así se mantienen motivados y centrados.
• Facilita la priorización de tareas específicas y evita bloqueos.
• Facilita el contacto y la sintonía con los proveedores de servicio, de catering para eventos o cualquier otro con antelación.
• Facilita y tranquiliza al cliente, al saber en qué plazos se realizará cada acción.
• Aporta control sobre el progreso del proyecto y sobre los gastos e ingresos, evitando el retraso en los pagos.
• Posibilita una mayor flexibilidad entre las partes interesadas a la hora de modificar acciones con antelación a la celebración del evento.
• Funciona como una auténtica herramienta de gestión de proyectos.

Además, es especialmente útil en proyectos complejos, donde intervienen muchas fases y dependencias entre tareas.

Pasos a seguir para elaborar el cronograma de un evento

Una vez ya conoces la importancia del cronograma como herramienta de gestión, es momento de definirlo. Para elaborar el cronograma, el primer paso es establecer con el cliente qué hitos deben cumplirse según el tiempo disponible hasta el evento.

A continuación, te mostramos una referencia general:

6 meses o más antes del evento

• Establecer el objetivo del evento.
• Determinar los participantes.
• Fijar un presupuesto total.
• Crear el cronograma de tareas.
• Asignar un responsable a las tareas.
• Definir la naturaleza del evento online, presencial o híbrido.
• Realizar un listado de posibles lugares para la celebración.
• Determinar las necesidades de material y de personal.
• Elegir y reservar el lugar de celebración del evento.

4/5 meses antes del evento

• Contratar los servicios de apoyo y auxiliares.
• Crear la imagen del evento.
• Encargar materiales para su difusión: logos, cartelería, invitaciones, etc.
• Encargo de material adicional: obsequios, merchandising…
• Establecer la estrategia de marketing.

3 meses antes del evento

• Implementar la estrategia de marketing para eventos.
• Publicitar el evento en los medios más relevantes.
• Enviar las invitaciones y crear un sistema de seguimiento de confirmaciones.
• Definir a los conferenciantes y otros invitados.
• Determinar los temas y títulos de las ponencias.
• Gestionar transportes y hospedaje.

2 meses antes del evento

• Confirmar menús y catering.
• Distribuir invitados según los espacios.
• Establecer y enviar códigos de vestimenta, horarios y cualquier información relevante a los invitados.
• Confirmar espacios y ponentes.
• Establecer un plan de emergencia.

1 mes antes del evento

• Revisar que las tareas se están cumpliendo dentro de los plazos.
• Confirmar la decoración del espacio.
• Confirmar que se dispone de todo el material técnico y humano necesario.
• Determinar la estrategia de seguridad.
• Contactar y confirmar con todos los proveedores.
• Mantener informados a los invitados.

Estas recomendaciones te ayudarán a definir los tipos de cronogramas de cualquier evento que te propongas celebrar. Planifica con tiempo, olvídate de los imprevistos de última hora, evitarás problemas y trabajarás de una manera más cómoda y fluida. En cualquier caso, puede haber eventos muy diferentes entre sí, así que cada uno debe tratarse de forma específica y requerirá mayor o menor plazo según su naturaleza y envergadura. Contáctanos , cuéntanos tu caso concreto y te ayudaremos en lo que necesites.

Si quieres conocer cómo se organiza un congreso accede a nuestra página fases de un congreso y verás la planificación paso a paso.