¿Cómo hacer las acreditaciones al congreso o evento a un inscrito?

Hoy vamos a hablar de la primera impresión que tienen los asistentes a nuestro congreso o evento, y esa primera impresión, es la que se llevan en el momento que recogen la acreditaciones al congreso o evento.

Tras la organización previa: elección de imagen gráfica, de sede, de hoteles, preparación del mejor programa científico, etc. Llega el momento de comenzar con los preparativos previos al congreso que son de vital importancia, ya que los asistentes son lo que van a poder percibir a su llegada a la sede del congreso: secretaría, material que damos, señalítica, etc.

Acreditaciones al congreso o evento

Desde Cevents, para que podamos ofrecer un amplio abanico de propuestas, debemos conocer el público al que va dirigido nuestro congreso y sobre todo el número de asistentes y el presupuesto con el que contamos para organizar todo lo relacionado con las acreditaciones al congreso o evento.

Por ello, dependiendo de todas estas circunstancias valoraremos si debemos buscar una forma de acreditación más sencilla, más técnica, así como se debe valorar el tipo de acreditación que queremos entregar:

• A una cara
• A doble
• Con mayor gramaje
• Con funda
• Sin funda
• De mayores dimensiones
• Con algún tipo de información relevante en ella (si tiene incluido algún servicio o no, etc.)

La habitual forma de acreditación, siempre que sea un congreso/evento de presupuesto medio y con no muchos inscritos suele ser la acreditación pre-impresa.

En la secretaría contamos con todas las acreditaciones de cada uno de los asistentes impresas previamente para que las puedan recoger simplemente informando de su nombre completo.

Para este tipo de acreditación siempre debemos dividir las acreditaciones por orden alfabético y realizar diferentes colas para que cada inscrito sepa dónde acudir para recoger su acreditación.

Si el congreso tiene algo más de presupuesto o sus dimensiones son mayores, lo mejor es contar con un sistema de impresión de acreditación in situ.

Este sistema es más ágil ya que los asistentes no se dividen por orden alfabético, y en caso de haber algún error en su nombre o apellido se puede modificar in situ sin problema.

Incluso, en algunos congresos de mayores dimensiones y con mayor presupuesto la acreditación es remitida previamente por correo electrónico para que cada asistente pueda imprimírsela en su domicilio y acudir a la sede con ella.

¿Y tras las acreditaciones al congreso o evento?

Además de elegir la forma correcta de realizar las acreditaciones al congreso o evento para nuestros asistentes, también es muy importante formar a las personas que se encuentran en secretaría atendiendo a cada uno.

Estás tienen que ser ágiles, amables y les informen de todo lo necesario para que la primera impresión a su llegada al congreso sea proporcional a todo el esfuerzo y trabajo previo que el Comité Organizador y nuestro cliente ha puesto.

Hay que tener en cuenta contar con un espacio de incidencias para posibles nuevas inscripciones, incidencias con pagos o con alguna inscripción que debía realizarse por alguna empresa externa y no se haya hecho, para intentar darle una solución rápida al asistente que viene a nuestro congreso/evento y no causarle muchos inconvenientes.

Para todas estas cuestiones previas que se deben tener en cuenta siempre se cuenta con una empresa de organización de eventos como Cevents, que puede ayudarte teniendo en cuenta tu presupuesto, asistentes al mismo, perfil del asistente, etc. ¡Siempre puedes contar con nuestro asesoramiento!