Cómo hacer un programa de actividades de un evento formativo

Para que un evento o congreso llegue a buen puerto han de coincidir diversos factores, uno muy importante es el programa de actividades del evento. Por ello, es de vital importancia saber crear un programa para eventos que esté a la altura. Si no sabes por dónde empezar, aquí te mostramos unas recomendaciones que seguro te ayudarán.

¿Qué es un programa de actividades de un evento formativo?

El programa de actividades de un evento formativo es la descripción general de todo lo que se va a llevar a cabo durante el mismo. Se trata, pues, de un documento en el que los asistentes pueden ver la programación y las actividades que se van a desarrollar.

Aunque en muchas ocasiones se trata de un papel impreso, actualmente su uso se ha sustituido por una aplicación específica del evento o por un documento online.

¿Por qué debemos tener un programa para eventos?

Los beneficios de disponer de un programa para eventos son diversos. No sólo para que los asistentes puedan ver lo que va a suceder, sepan quién va a asistir, el orden de las actividades, etc; también resulta interesante para fomentar el interés en el evento y como herramienta de organización para establecer el orden más interesante en el que se pueden desarrollar las actividades.

¿Qué debe incluir un programa para eventos formativos?

Cuando hablamos de un evento formativo podemos incluir tanto congresos médicos y científicos, conferencias, simposios, mesas redondas o convenciones.

El programa para eventos deberá incluir la información más relevante como la estructura, su contenido y los ponentes o personas relevantes que participan. A continuación, te contamos un poco más.

Estructura del programa para eventos formativos

Se compone de los aspectos técnicos y la forma de desarrollo del evento. La información que se debe incluir es:

• El tipo de evento.
• Características del formato (presencial, online, semipresencial).
• Integrantes del Comité Organizador.
• Mensaje de Bienvenida.
• Colaboradores y patrocinadores.
• Con horarios, títulos de las ponencias, nombres de los ponentes y localización.
• Contacto de los responsables de la organización.

Contenido del programa científico / académico

Se incluye toda la información más detallada de cada una de las actividades.

Ponentes o personas relevantes que participan activamente en el evento

Deberá incluir un extracto de su currículo y un breve resumen de los motivos por los cuales son relevantes en el evento. Podemos incluir también el título de la ponencia y el horario.

Recomendaciones para hacer un programa para eventos atractivo

Para poder hacer un programa de actividades para eventos interesante para los asistentes, te recomendamos que sigas los siguientes pasos:

1. Busca expertos reales

Todo evento busca la calidad, que muchas veces no está estrechamente ligada con popularidad mediática. Los organizadores o el Comité Científco (en el caso de un Congreso Científico) deberá indagar en el mundo de la temática del evento y buscar a esos expertos que tienen verdadera relevancia y autoridad en la materia. A pesar de que a nivel de popularidad puede que no sean tan conocidos, tienen mucho que aportar en términos de ideas e información.

2. Busca un tema específico. Un evento formativo siempre tiene una temática

Delimitar la temática de tu evento facilitará a los asistentes y a los organizadores a buscar ideas llamativas e interesantes con las que desarrollar el evento. Cuanto más específico sea, más carácter y atractivo tendrá.

Antes de estructurar el evento, busca ideas atractivas para fomentar, también, el interés en los posibles asistentes y crear un programa para tu evento atractivo de verdad.

3. Ponte al día

Tanto si tu evento es científico como de cualquier otro tipo, debes conocer las últimas novedades en el campo. De esta manera podrás organizar un programa de actualidad y los asistentes tendrán motivos para invertir tiempo y dinero, ya que estarán en un lugar en el que obtener las últimas novedades de su campo de conocimiento.

4. Ve más allá

No limites solo tu evento a realizar ponencias, sino que utilízalo como un entorno de aprendizaje entre expertos. Para ello, conviértelo en un entorno de debate y discusión con sesiones interactivas entre ponentes y participantes, que permitirán desarrollar nuevas ideas, planes de futuro u hojas de ruta para el sector.

5. Ayuda a los oradores con sus presentaciones

Queremos que nuestro evento esté lo más actualizado posible y eso incluye los discursos de sus oradores. Debemos estar dispuestos a colaborar con ellos, prestándoles nuestro apoyo para cualquier cuestión técnica o de contenido que necesiten.

6. Ofrece la oportunidad de adquirir nuevas habilidades

Más allá de crear un evento entorno a un tema específico es muy interesante para los asistentes tener oportunidad de desarrollar otras destrezas o perfeccionar las que ya tienen con otro tipo de actividades como las clases magistrales, debates, etc.

7. Fomenta la exploración conjunta y el networking

Compartir conocimiento debería ser una obligación en cualquier evento. El networking entre compañeros o colegas es enriquecedor ya que permite otros puntos de vista. De esta forma es más fácil resolver problemas y explorar nuevas vías.

8. Gestiona bien los tiempos

¿Cuánto dura cada ponencia? ¿Y cada actividad? ¿Cuánto se tarda en ir de un sitio a otro? ¿Hay tiempos de descanso? A la hora de programar todas las actividades, ten en cuenta estos aspectos para que los asistentes tengan tiempo de descansar y de llegar tranquilamente a todas las actividades que deseen.

9. Estructura con orden y dinamismo

La estructura es la base del evento. Esto es, que tenga un desarrollo claro, como una historia: inicio, desarrollo y final. Por este motivo resulta interesante añadir una actividad de bienvenida, que presente el evento, las actividades, etc; después se desarrollarían todas ellas y, finalmente, hacer una actividad para concluirlo.

10. No olvides los actos sociales

La guinda del pastel de todos los eventos son sus actos sociales. Actos sociales que tengan un efecto sorprendente en los asistentes, que deleiten sus sentidos (visto, oído, gusto, …) y que además potencien el networking.

Crear un programa de actividades de un evento formativo interesante es una cuestión clave para organizar un evento atractivo, exitoso y que atraiga a más público. Ahora podrás hacerlo fácilmente siguiendo los pasos que te proponemos. Consúltanos y te ayudaremos a conseguirlo.