Organizar un evento y, particularmente, un congreso científico no es tarea fácil. De hecho, cuesta organizar un congreso cuando no se conoce bien el contexto. Para que todo salga a la perfección es necesario conocer el terreno que pisas, seguir un proceso paso a paso, y entender que un congreso requiere una planificación detallada. En este post explicaremos las particularidades de los congresos científicos y los congresos médicos y los 10 pasos fundamentales para organizarlos con éxito.

Qué es un congreso científico

Un congreso científico es un evento formativo en el que se reúnen personas que trabajan o investigan sobre un tema científico concreto. Suelen realizarse de manera periódica, ya sea anualmente o bianualmente, y en ellos suelen predominar varios objetivos:

• Conocer los resultados de las investigaciones: Constantemente se publican nuevos resultados de investigaciones que se llevan a cabo. Estos tipos de eventos son el lugar idóneo para compartirlos y debatirlos.
  Compartir y conocer nuevas temáticas: un congreso supone estar completamente sumergido durante unos días en novedades sobre un ámbito científico determinado. Es el mejor momento para profundizar y evolucionar las ideas en un contexto profesional.
• Relacionarse con otros profesionales: Su temática los convierte en lugares exclusivos. Por ello, solo encontrarás profesionales de un ámbito concreto. Es el mejor momento para establecer relaciones con compañeros que te permitan mantenerte más al día del mundo en el que te desarrollas, encontrar colaboradores con los que poder profundizar tu investigación e incluso mejorar tu reputación profesional.
• Motivarse: cuando se te «olvidan» los motivos por los que decidiste dedicar tu vida a la ciencia, encontrarse con referentes en el sector, una charla interesante o una investigación magnífica pueden tener un gran poder motivador.

Qué es un congreso médico

El congreso médico quizá sea el tipo de congreso científico más habitual. Al igual que la mayoría de los congresos, un congreso médico es un evento que se celebra normalmente de manera anual en el que se reúnen profesionales del mismo sector, en este caso para debatir en torno a temas de salud. Pueden ser un congreso de ciencia sanitaria o de sanidad, congreso nacional de hospitales o un congreso de salud pública.

En estos congresos de ciencias sanitarias los profesionales comparten y debaten sobre el conocimiento y el tratamiento existente de diferentes enfermedades para poder evolucionar y encontrar nuevas soluciones. Sus objetivos son: tratar sobre la realidad del colectivo, hacer difusión de sus nuevos avances o propuestas, conocer otros profesionales, etc.

El contexto actual en que vivimos ha puesto en auge a este sector y la necesidad de organizar este tipo de eventos relevantes para tratar temas como la salud pública y sus necesidades particulares. A diferencia de otro tipo de eventos, para la organización de congresos médicos resulta imprescindible la perspectiva del paciente, cuya experiencia puede ayudar a iluminar a los expertos asistentes.

Organizar un congreso científico en 10 pasos

Un congreso científico es un evento de gran relevancia. La organización de congresos implica una gran responsabilidad y debe seguir unos pasos concretos para alcanzar y superar los objetivos planteados. Los primeros pasos los va a determinar la propia entidad o sociedad científica organizadora, pero la empresa especializada en gestión de eventos debe adoptar un papel de asesoramiento profesional para que los cimientos del congreso sean sólidos:

1. Marca unos objetivos.

Qué se quiere conseguir con el evento y por qué se realiza. Estas preguntas nos ayudarán a definir el objetivo del congreso y facilitar su cumplimiento por parte de todo el equipo.

2. Elige una temática atractiva.

Uno de los principales atractivos es la temática, pero también la imagen del congreso. Elegir una de interés y actualidad ayudará a atraer a más profesionales del sector y conectar mejor con el público objetivo.

3. Consigue a los mejores ponentes.

Elegir a los referentes en el sector dentro de la temática del congreso aportará calidad e interés al evento.

4. Cierra una fecha clave con antelación.

Elegir la fecha es importante y debe tenerse en cuenta los festivos nacionales, locales y otros eventos relevantes para evitar coincidencias. Además, debes cerrar el espacio de celebración con antelación suficiente si quieres conseguir un lugar a la altura de tu congreso.

5. Conoce el presupuesto y busca patrocinadores.

Antes de empezar con la organización debe conocerse el presupuesto de que se dispone. Así será más fácil destinar la cantidad adecuada a cada necesidad. Otro aspecto interesante es la búsqueda de patrocinadores que ayuden a sufragar algunos gastos y que puedan generar intereses comunes.

6. Selecciona el lugar perfecto.

Establecer la sede del congreso permitirá determinar otros muchos aspectos. Elegir la mejor ubicación dependerá de las instalaciones, el transporte, la disponibilidad y el número de asistentes previsto. Hoy en día es habitual que el congreso sea híbrido o incluso online, por lo que también habrá que cubrir esas necesidades específicas.

7. Desarrolla un programa para todos.

Es el elemento principal del congreso y establecerlo no es tarea fácil. Elegir las actividades de congresos científicos dependerán del perfil de los asistentes, pero te recomendamos que sean variadas, atractivas, dinámicas y que mejoren la experiencia del asistente.

8. Utiliza la mejor tecnología.

Una plataforma de gestión de eventos es una herramienta clave en todos los eventos, sobre todo, si se planea celebrarlo online. Permiten gestionar todos los pasos de la organización, la secretaría técnica, secretaría comercial, llevar a cabo actividades paralelas, controlar las asistencias, desarrollar el programa, fomentar la participación, interacción, votaciones, evaluación etc. Será tu mejor aliado en estos momentos.

Además, es fundamental contar con un buen equipamiento técnico, un servicio de streaming profesional y recursos como los e-pósteres para garantizar el correcto desarrollo del congreso.

9. Crea una buena estrategia de comunicación.

Las redes sociales y el email marketing serán de gran ayuda en el éxito de los congresos científicos. Por ello es muy importante desarrollar una estrategia de comunicación adecuada para eventos, un plan en el que se establezca qué se va a comunicar, por qué plataforma y con qué tipo de contenido. Para hacer más atractivo el evento puede ser interesante la publicación de píldoras con información sobre los ponentes o las diferentes actividades que se van a realizar.

10. Planifica una experiencia inolvidable.

El último paso es que los asistentes recuerden su paso por tu congreso. Crear un valor diferencial de tu evento, por ejemplo, dotándolo de una parte social atractiva que permita un punto de relajación y entretenimiento a todos los asistentes. Planificar ponencias, encuentros u otras actividades que resulten innovadoras, llamativas y gratificantes hará que los asistentes recuerden el congreso y que sea una experiencia estimulante.

Empresas organización congresos científicos

Si quieres organizar un congreso científico con todas las garantías debes contactar con una empresa con experiencia en la materia. Un congreso de esta índole no es un evento cualquiera, moviliza a empresas e instituciones relevantes, convoca a un gran número de personas y se ha de manejar un presupuesto elevado en un amplio margen de tiempo. En Cevents contamos con un gran equipo especializado con el que cumpliremos todos los objetivos de tu congreso. Contáctanos y haremos que suceda.