Cómo organizar un congreso semipresencial

Un congreso semipresencial es una experiencia única en la organización de eventos. Aúna aspectos de los congresos presenciales y de los online. Por ello su organización debe cumplir una serie de pautas para que sea un éxito total. Los eventos semipresenciales o híbridos son el futuro de todo tipo de congresos.

¿Qué es un congreso semipresencial?

Un congreso semipresencial, que es un evento híbrido, permite la participación y asistencia tanto de forma presencial como digital. Esto es posible gracias a la retransmisión online y en directo de las actividades, así como la capacidad de interacción entre los asistentes mediante un software específico para eventos.

Ventajas de los eventos semipresenciales

Las ventajas de los eventos semipresenciales son numerosas:

• Lo mejor del presencial más lo mejor del online: Los eventos semipresenciales permiten el contacto humano y la participación de asistentes de todo el mundo sin necesidad de desplazarse.
• Amplio alcance de público: Al disponer del mejor software de acceso remoto, el alcance a público lejano es mucho mayor.
• Ahorro de tiempo y dinero: Los desplazamientos de los asistentes se reducen, así como su alojamiento y dietas. Por lo que los gastos relacionados se reducen.
• Cuota online más económica: La cuota de asistencia online al congreso es menor al no incluir ningún otro tipo de gasto.
• Alcance geográfico sin límites: Las nuevas tecnologías permiten llegar a asistentes de todo el mundo.
• Interacciones al momento: Tanto si los asistentes son presenciales como si son online, las interacciones entre ellos pueden ser en directo y cómodamente.
• Grabación inmediata: La plataforma online permite acceder en directo al congreso, así como unas horas después a su grabación.
• Medición del alcance y valoraciones: La medición y valoración del alcance y éxito de los congresos es posible con el software de medición.
• Conectar con un nuevo público: Las nuevas tecnologías permitirán el acercamiento a nuevos públicos que se sienten más cómodos con su uso sin perder el contacto con las generaciones que prefieren la presencialidad.

¿Cómo hacer un evento semipresencial?

Si optas por organizar un evento semipresencial debes tener en cuenta que requiere de unas especificaciones concretas. Los pasos para poder llevarlo a cabo son los siguientes:

Publicidad e inscripción al evento:

Es un tipo de evento dirigido a 2 tipos de público distintos, online y presencial. Por ello es imprescindible buscar los mejores canales de comunicación para cada tipo. Recomendamos la creación de una página web que incluya información del evento, vídeo tutoriales, Guías en PDF y cualquier otro tipo de información relevante para cualquier persona interesada.

Haz una programación que permita la participación desde todas partes:

Más allá de crear una programación que se ajuste a los objetivos de tu congreso, lo más importante en este caso es que programes para ambos tipos de público. Si programas muchas actividades presenciales, ofrece una alternativa para aquellas personas que asistan online. Ve más allá y permite también la participación activa de aquellos que están fuera para que no sean unos meros espectadores.

Encuentra el mejor espacio:

En cualquier evento presencial el espacio juega un papel muy importante. En el caso de los congresos híbridos el “espacio” también debe cuidarse. Para ello puede ser interesante crear un entorno virtual con la identidad visual de tu empresa. Al mismo tiempo, resultará fundamental planificar la colocación de las cámaras para que los asistentes online no se pierdan nada de lo que sucede.

Elige el mejor Software:

En cualquier evento es fundamental contar con un software que ofrezca las mejores herramientas de gestión de eventos: desde el control de aforo, el acceso remoto, streaming, la posibilidad de interacción en directo, el acceso a encuestas online, etc. En Cevents tenemos nuestro propio software de gestión de eventos para que le saques el mayor beneficio al tuyo!

Facilita la interacción entre los asistentes:

Uno de los objetivos de un organizar un congreso puede ser poner en contacto diferentes profesionales de un mismo sector. Así, debes asegurar que es posible la interacción entre todos ellos, tanto los que están presentes como los que asisten de manera remota al congreso. Puede ser mediante encuentros one to one, chats, videollamadas o la participación en las sesiones de preguntas a un ponente en concreto.

Permite el feedback constante:

Conseguir que el congreso sea un éxito y mejorar para próximas ediciones es posible gracias a la opinión de los propios asistentes. Así, dar la oportunidad de que den su opinión durante el propio congreso permitirá corregir detalles antes de que termine. Al finalizar el evento, es interesante también conocer la opinión de los asistentes para mejorar para el futuro. En los congresos híbridos el feedback es más importante aún, sobre todo de aquellos que asisten remotamente. Las encuestas online son una gran herramienta para considerar implantar en tu congreso.

Congresos Híbridos

Los congresos híbridos son una realidad cada vez más popular de la organización de eventos. Sus características propias permiten combinar lo mejor de los congresos presenciales y de los eventos online y, por ello, organizar un congreso semipresencial tiene unas características propias. En Cevents te ayudaremos a multiplicar la potencia a tu congreso híbrido y sacarle el mayor partido. Contacta con nosotros y no dejes a nadie fuera.