Cómo organizar un seminario internacional

Organizar un seminario internacional requiere de una logística especial al tratarse de un evento multitudinario. Además, en ellos se favorece un contacto directo entre los participantes, cosa que requiere de unas necesidades técnicas particulares. A continuación, te contaremos las particularidades y claves para organizar un seminario internacional.

¿Qué es un seminario?

Un seminario científico o médico es una oportunidad única de reunir especialistas de un mismo sector y favorecer la interactividad directa entre ellos. Las particularidades de los seminarios recaen en su duración y el tipo de enfoque que tienen.

Los seminarios son actos de carácter académico que, mediante la realización de actividades, permiten la interacción entre los asistentes. Su duración, al contrario que la de los congresos u otro tipo de eventos, puede alargarse en el tiempo. Son muy populares los seminarios de formación de fin de semana o, incluso, seminarios semanales o de un día a la semana durante varios meses.

La temática, por su parte, es muy variada. Un seminario médico puede, por ejemplo, girar en torno a la relación médico-paciente o a los avances en una patología, mientras que un seminario científico puede dar a conocer estudios que se están llevando a cabo sobre una temática concreta.

Claves para organizar un seminario internacional

Establecer cómo organizar un seminario internacional es esencial para asegurar una buena acogida por parte de los participantes. Las claves para organizar un seminario internacional están relacionadas con el tema al que está dedicado el seminario, así como la procedencia de sus participantes.

1. Selecciona un temática adecuada

Elegir una temática que sea interesante es fundamental para atraer al público. En el caso de los seminarios internacionales debes tener en cuenta qué temáticas son más populares en tu campo de conocimiento a nivel internacional. Así te asegurarás de atraer a personas de todo el mundo.

2. Determina una fecha óptima

La elección de la mejor fecha en la que organizar un seminario internacional siempre va a resultar un poco difícil. Nuestra recomendación pasa por evitar periodos festivos importantes a nivel internacional, como la Navidad, y pensar en fechas que no tengan por qué ser incompatibles con otros eventos o festividades importantes.

3. Elige a los mejores participantes

Tener participantes de alto nivel atraerá a más personas. Tener la oportunidad de formarse con los mejores de un campo a nivel internacional es una oportunidad única que muchos no querrán dejar pasar. Puede que el presupuesto no permita traer a todos los que te gustaría, pero si el seminario cuenta con al menos un participante con perfil alto, la asistencia estará asegurada.

4. Ten en cuenta la logística

Las cuestiones logísticas son otro aspecto fundamental. Nos referimos al alojamiento, catering, realización de actividades, etc. No hay nada que pueda dejarse al azar y menos cuando los participantes vienen de otros países para asistir a nuestro seminario. Debemos asegurar que haya alojamiento disponible y suficiente para nuestros asistentes, así como las opciones de comida.

Por otro lado, al tratarse de un seminario internacional, hay particularidades que no debemos olvidar, tales como la necesidad de intérpretes de diferentes idiomas, dietas especiales, etc.

5. Utiliza la tecnología

Los seminarios internacionales tienen la capacidad de atraer a una gran cantidad de público de todas partes del mundo. Por este motivo debemos utilizar la tecnología a nuestro favor. Permitir las inscripciones online, realizar el propio seminario online o de manera híbrida, etc. son aspectos que abrirán nuestro evento a muchas personas más.

Para permitir que todos los asistentes, estén donde estén, disfruten de la misma manera el seminario, debemos asegurarnos de que todo nuestro software y equipo está capacitado para permitir la retransmisión en directo, las conversaciones simultáneas o cualquier tipo de necesidad que tengamos.

En Cevents utilizamos nuestro propio software de gestión de eventos con el que tendremos asegurado el correcto funcionamiento de nuestro seminario. Una plataforma única para organizar las actividades, comunicarte con los clientes, participar en los eventos, etc.

6. Haz un buen trabajo de marketing

La publicidad es una pieza clave para garantizar que nuestra información llega al público que queremos. Decidir una estrategia de publicidad y comunicación es lo que atraerá a nuestro público objetivo y hará que finalmente se decida a asistir. Entre nuestros servicios se incluye la elaboración de una estrategia de marketing para eventos personalizada para el seminario que decidas.

7. Permite la comunicación y feedback

La comunicación es la última clave en este cómo organizar un seminario internacional que te presentamos. Habilitar un espacio de comunicación entre los asistentes, así como de feedback con la organización del evento permitirá la mejora en muchos sentidos. Por un lado, profundizará las conexiones entre asistentes a un seminario médico o a un seminario científico. Por otro, la empresa organizadora del evento recibirá opiniones de los asistentes y sabrá qué aspectos mejorar para el siguiente seminario que se decida a organizar.

Organización de seminarios científicos

La organización de seminarios científicos debe responder a aspectos clave relacionados con la organización de eventos a nivel mundial o multiculturales. En Cevents, nuestros 15 años de experiencia nos han permitido presentar las claves sobre cómo organizar un seminario científico internacional. Si tienes cualquier otra duda puedes contactar con nosotros. Te atenderemos y asesoraremos sin compromiso.