Cómo pasar de un evento presencial a un evento online

Ha vuelto a suceder, y ya es la tercera vez en menos de 2 años, cambios de fechas o cancelaciones «sine die » de eventos presenciales. El evento online vuelve a ser el único y último recurso posible para el sector MICE, al menos en el primer trimestre del año 2022.

La historia se repite, pero la «historia» ya no es la misma que en marzo de 2020, ahora sabemos que el evento online es más que un recurso para cubrir un imprevisto, es una nueva manera de trabajar en un sector que desde esa fatídica fecha ha cambiado su naturaleza para siempre. También todos, empresas del sector, clientes y público, somos más expertos (nosotros) o estamos más acostumbrados (clientes y público) a toda la dinámica que implica en todos sus ámbitos un evento online.

De cualquier manera, la imposibilidad de celebrar tu evento presencial cuando lo tienes todo preparado es por fuerza algo negativo, pero puede serlo en mayor o menor grado dependiendo de como hayas organizado tu evento previamente. No es lo mismo transformar tu evento presencial en evento virtual partiendo de cero, es decir, cuando no has previsto que la posibilidad de que de la noche a la mañana tu evento presencial tenga que ser cancelado que, por el contrario, tu evento sea ya híbrido y cuente al menos con los recursos técnicos (streaming y plataforma virtual de eventos) para hacer el tránsito de lo presencial a lo virtual de la manera más natural posible.

Así, la regla número uno, será que pienses siempre en la cancelación de la parte presencial como una posibilidad real antes de organizar cualquier evento, con lo que tu forma de enfocar el evento desde el principio se encuentre en el entorno del evento híbrido, no solo en cuanto a los recursos técnicos disponibles, si no contando con un «plan b» para todos las partes de evento.

Teniendo siempre en cuenta que no podemos plantear de igual manera un evento virtual que un evento presencial, te vamos explicar paso a paso, las claves para pasar de un evento presencial a un evento online.

1. REVISAR EL TEMA PRINCIPAL DEL EVENTO

En ocasiones, el tema o lema del evento/congreso podría perder parte de su significado o verse alterada su comprensión o percepción si pasamos de un evento presencial a uno online. Simplemente, recomendamos dar una vuelta al mismo teniendo en cuenta esta perspectiva, para que luego, llegado el caso, siga siendo igual de válido.

2. TIPOS DE SESIONES/INTERVENCIONES EN UN EVENTO

En un evento podemos tener uno o varios tipos de intervención: uniderccional, bidireccional, o en común (explicación/presentación + debate).

Veamos algunos ejemplos:

Conferencia

Se trata de una sesión con un solo ponente o varios (pero hablando del mismo tema/proyecto), en la que una vez acabada la intervención del ponente se abre un turno de preguntas.

En este caso bastaría con tener previsto con alguna herramienta de chat online (nosotros recomendamos Slido que está configurada dentro de nuestra plataforma de eventos viruales) para que los asistentes puedan preguntar y ser contestados. También debemos contar con un moderador que pueda filtrar las preguntas.

Lo mismo podemos hacer con las comunicaciones orales: breves intervenciones de 6-7 minutos que desembocan en un debate y que suelen formar parte de un congreso.

Mesa redonda

Una mesa redonda es un evento en el que varias personas o ponentes debaten sobre un tema en concreto, y en el que en un determinado momento los asistentes pueden intervenir con preguntas o reflexiones.

Para un evento de este tipo podemos proponerle a nuestro cliente que bien se dé entrada a los participantes por chat, de la misma manera que en una conferencia, o bien introducir la pregunta con audio o incluso con vídeo. En la primera de las opciones damos una mayor importancia a los ponentes y favorecemos la fluidez y rapidez del evento, en la segunda ganamos en cercanía y mejoramos la experiencia de participación de los asistentes.

Un moderador seguira siendo necesario pra ver quien «levanta la mano» para ser introducido en la sala de emisión.

Curso/Taller

En un curso/taller una o varias personas dan una formación (práctica) a un número reducido de asistentes (20-25 como tope) fomentando la interacción para que se asimilen bien los conceptos explicados.

Podemos proponer dos alternativas: Que un ponente exponga brevemente y que los asistentes participen mediante vídeo y audio. O que sean varios los ponentes y los asistentes participen por chat o audio y/o vídeo.

e-pósteres

Los e-posters son las pantallas que hablan de un trabajo hecho sobre una temática concreta, normalmente presentes en los congresos científico/médicos. La funcionalidad de los mismos, además de la puramente informativa, reside en la posibilidad de interacción con el autor de las mismas.

En este caso el traslado al entorno virtual se puede hacer de forma muy sencilla presentando la imagen del e-poster dentro de la plataforma de evento virtual y manteniendo la funcionalidad de contacto con el autor, bien por correo electrónico o bien por un chat.

En ocasiones, también hay votaciones sobre cuál es el mejor e-poster del congreso, estas votaciones pueden hacerse de la misma manera a través de de Slido.

3. RESTRUCTURACIÓN DEL PROGRAMA CIENTÍFICO TÉCNICO

En un congreso científico-técnico pueden existir una serie de variables que merece la pena revisar pensando en la adaptación al entorno online.

Simposios satélites

Nos referimos a las sesiones técnicas que suelen dar los patrocinadores, que pueden tener una metodología diferente a la que van a seguir los ponentes de los patrocinadores. Deberemos de tenerlo previsto para poder adaptarlo de forma correcta llegado el caso.

Contraprestaciones a los ponentes externos

No es lo mismo viajar a otra ciudad o país que intervenir en vídeo desde tu casa, por lo que habrá que prever esta posibilidad para que la contraprestación esté adaptada a esta circunstancia.

Opciones de directo/diferido.

Posibilidad de falso directo, es decir, una sesión grabada que se emite a una hora concreta y que está indicada en el programa. Cuando programamos una sesión de falso directo, podemos prever también que una vez realizada, el ponente entre en directo real para contestar preguntas vía chat, dando una sensación de directo total de cara al asistente.

Aquí, además, tenemos que resaltar la posibilidad de que cualquier sesión quede disponible en diferido para los asistentes el tiempo que consideremos.

También podemos combinar el directo (o falso directo) con diferido: bien antes, o después del evento.

Traducción simultánea

Podemos hacerla de tres maneras distintas:

• Igual que un evento presencial, con una cabina de traductores que traducen en directo de forma simultánea lo que van hablando los ponentes durante su retransmisión. Sería la opción más cara.
• En diferido: El ponente ha grabado su intervención previamente y el traductor puede hacer a posteriori la traducción simultánea. Con más tiempo y con las pausas que necesite para que todo sea perfectamente comprensible
• En diferido, pero con texto subtitulado: Sería la segunda opción más cara pues debemos contar con el tiempo de un técnico que edite ese subtitulado.

Duración del evento

En cuanto a la duración de un evento, nuestra recomendación es que se enfoque de manera muy distinta si tenemos que hacer el tránsito al online.

Para un evento online debemos prever más días y menos horas por día. Las gráficas de seguimiento de eventos online nos dan pistas muy significativas, y siempre vemos claramente cómo la curva de asistencia va descendiendo a medida que pasan las horas. La recomendación general sería de no más de 3 horas de emisión de directos al día.

Fomento de la participación de los asistentes

La participación de los asistentes no tiene porque verse afectada en un evento online, más bien al contrario, podemos potenciarla con:

• Interacción durante las sesiones (foro, chat, preguntas, votaciones).
• Votación sobre calidad de las sesiones (ponencias, comunicaciones, e-posteres).

Este tipo de interacciones no son sustitutivas de la posterior encuesta de satisfacción que podrá seguir haciéndose del mismo modo que se hubiera planteado antes.

Moderador

La figura del moderador no desaparece si nos vemos obligados de pasar de un evento presencial a un evento online, no en vano, sigue siendo muy importante para dar paso a las diferentes partes del evento o para filtrar preguntas.

Del mismo modo, puede seguir exisitiendo un «maestro de ceremonias». Este rol lo desempeña habitualmente un dinamizador profesional, alguien que no tiene porque ser del sector o estar relacionado con la temática del evento. Puede seguir teniendo la misma función, adaptada a las circunstancias del evento virtual.

Ya hemos repasado todos los aspectos que tenemos que revisar cuándo nos vemos obligados a pasar del evento presencial al evento virtual. Como hemos comentado con anterioridad, lo ideal es tener esta circunstancia prevista antes de empezar a planificar el evento. También disponer de los recursos necesarios para poder retransmitir en streaming, y cómo no, disponer de una plataforma de eventos virtual con las funcionalidades necesarias para que ese proceso transcurra de la forma más natural posible.