Cómo seleccionar la sede para tu congreso

Hemos dado el gran paso de decidirnos a organizar un congreso y hemos seleccionado a Cevents como Secretaría Técnica del mismo.

El primer paso es la elección de la sede para el congreso: no  podemos difundirlo sin tener elegida la ciudad, las fechas y dónde vamos a realizarlo.

Y primeramente, para que desde Cevents podamos ofrecer un amplio abanico de propuestas, debemos conocer si el cliente prefiere grandes y accesibles ciudades (Madrid, Barcelona, Valencia…), o si preferimos ciudades pequeñas pero con encanto (Toledo, Cáceres, Granada…).

Hay clientes que prefieren decantarse por zonas de costa o de interior, independientemente del tamaño de la ciudad.

La búsqueda de la sede del congreso

Una vez tenemos más o menos la predilección, comenzamos con la búsqueda de la sede para nuestro congreso. Es importante saber el número de asistentes estimados y el de salas a usar de forma simultánea.

Así como, el tipo de montaje (pues si se va a realizar talleres, dependiendo del montaje seleccionado el número de personas que cabe variará), los servicios de restauración y catering para eventos (coffees, almuerzos).

Además, si habrá exposición comercial será necesario conocer número de expositores estimado y medidas de stands, si habrá zona de pósteres con paneles digitales o con normales.

Siguientes pasos a tener en cuenta

Con esta información clara, nos ponemos en contacto con los convention bureau de las ciudades seleccionadas para solicitarles propuestas, así como con las grandes cadenas hoteleras con las que habitualmente trabajamos, ya que seleccionar hotel para nuestro congreso es primordial.

Es importante, a la hora de pedirles la cotización, detallarles las fechas que barajamos, pues en muchas ocasiones, pese a tener capacidad para acoger nuestro evento, no siempre las fechas en las que queremos están disponibles.

Por esto es muy importante que cuando pidas un presupuesto, siempre le pidas un prebloqueo de la fecha (en nuestro argot le llamamos “fecha release”, esto quiere decir que hasta esta fecha (suele ser un par de semanas), el espacio te lo bloquean sin coste para que puedas decidirte).

Preparamos un cuadro comparativo con todas las opciones de sede, en las que ponemos los costes de organizar el congreso en cada una de ellas.

Muy importante tener en cuenta que la comparación debe ser real, es decir, si en una sede incluye medios técnicos y otra no, debemos incluirlos en todas, pues sino no estamos comparando sobre mismas condiciones.

Otros aspectos importantes para la sede del congreso

Pese a ser importante el coste de la sede del congreso, para saber si es viable realizarlo en ese lugar o no, no debemos sólo seleccionarla sólo por el precio.

Hay aspectos como la ubicación, el transporte público para llegar  a la sede, los alrededores, las zonas comunes, donde ubicar a la secretaría, etc. que son todos detalles que marcan la diferencia para el éxito del congreso.

Además un viaje de inspección es esencial antes de la elección final.

Para finalizar, informarte que desde Cevents os asesoraremos en todo momento para que la decisión final sea la acertada.