Protocolo empresarial: una herramienta fundamental para la comunicación corporativa

El protocolo empresarial tiene su origen en el protocolo existente desde que surge la necesidad de que las personas organicen su vida cotidiana y se relacionen en las distintas situaciones.

De hecho, el protocolo, al que podríamos definir como el conjunto de procedimientos establecidos por ley y/o costumbre, encuentra cada vez más acepciones dentro de los diferentes sectores en los que se ha demostrado que su existencia también es importante: uno de ellos es el sector empresarial.

Por ello, no es de extrañar que exista hasta un protocolo de eventos empresariales, utilizado en base a unas normas establecidas para saber la forma de actuar en cada situación que ocurra en el acontecimiento para empresas en cuestión.

La esencia del protocolo empresarial

Siguiendo con los significados, podemos afirmar que el protocolo empresarial es aquel que hace referencia a las pautas, costumbres y procedimientos que se dan en las diferentes empresas, tanto con sus trabajadores como de manera externa.

La etiqueta empresarial servirá para fortalecer la proyección y la identidad de la misma empresa.

Manual de protocolo

Por un lado, y de manera inicial será de vital importancia la creación de un Manual de Protocolo, donde se exponga cómo comportarse, la vestimenta a utilizar, las pautas de cortesía y respeto, los canales de comunicación permitidos y los que no, y una serie de cuestiones que facilitarán el funcionamiento diario.

Según el tipo de mensaje, normas y cómo transmitir  cualquier comunicación de la empresa al público objetivo.

Este manual será imprescindible para trasladar y difundir una imagen de unidad corporativa desde el interior de la compañía.

Por otro lado, el protocolo empresarial debe incluir en sus bases la obligación de estudiar cada aspecto de una idea antes de dar un paso hacia una nueva decisión, en cualquiera de los niveles y organismos de la entidad.

Será también determinante para el éxito de cualquier negocio conocer a la persona que tenemos enfrente para saber cómo, cuándo, por qué, cuánto y quién.

Los ajustes por la globalización

Cada vez más, las empresas están más y más globalizadas, por lo que tener muy presente al prójimo a día de hoy, ya es un deber de todos. Antes de sentarse a negociar en el exterior hay que conocer ciertas reglas que su ignorancia pueden inclinar la balanza hacia el éxito o fracaso.

Por ejemplo, en el trato con clientes internacionales, la clave del triunfo será en primer lugar la facilidad de idioma (por lo tanto, contar con un intérprete, si fuera necesario, es una opción más que a tener en cuenta), y conocer los aspectos fundamentales de su cultura para hacer que se sienta como en casa y así evitar momentos incómodos e incluso ofensivos.

La buena y correcta presencia también es un concepto importante y que va de la mano de la profesionalidad, aunque es un tema relativo y ambiguo ya que tiene un significado diferente para cada persona o grupo.

En el ámbito empresarial podemos encontrarnos con la manera de vestir casual de un informático, mientras que se espera un aspecto más conservador y formal en un cargo diferente dentro del organigrama empresarial.

Nuevas reglas del protocolo empresarial

Sobra decir que siempre es posible romper con las tradiciones y las imposiciones; sin embargo, sólo unos pocos consiguen imponer nuevas reglas, por lo cual es recomendable evitar las decisiones impulsivas e innecesarias en el protocolo empresarial.

Lo más práctico será darle el papel correcto a cada uno de los actores de la función empresarial en su contexto correcto; se funcionará mucho mejor porque habrá libertad y confianza.

La conclusión de cuidar el protocolo empresarial es que permite hacer una diferencia en un mercado competitivo, contribuye al liderazgo, reitera el compromiso con la calidad y la excelencia y, a la vez, genera confianza en los clientes.