Etapas en la organización de eventos corporativos

Un evento corporativo es una acción que, dependiendo de su magnitud, puede ser muy compleja, implica muchos recursos, personas, empresas, trabajo y tiempo. De hecho, algunos eventos pueden dilatarse hasta 2 años desde que se inicia la preparación. Por todo ello, una buena organización es clave para su éxito.

En este post te mostraremos cuáles son las diferentes etapas en la organización de eventos corporativos (también convenciones, incentivos, inauguraciones, …) y cómo sacarles el mayor partido posible para que tu evento supere todas las expectativas.

Pre-producción del evento

La pre-producción del evento o pre-evento es la fase de diseño. Se incluyen desde la definición, la planificación, hasta la organización de todos los detalles relacionados con el evento en sí.

En esta fase se establecen los objetivos del evento, las tareas y estrategias a seguir, así como las expectativas del posible público target. Es el momento también de definir el cronograma del evento, responsables y timing del mismo.

Las tareas de esta primera fase son las siguientes:

• Definición del objetivo y target.
• Definición del tipo de evento.
• Elección del equipo o comité organizador.
• Elección del lugar o sede de celebración.
• Elección de fechas.
• Elaboración del cronograma.
• Elaboración del programa de actividades.
• Definición de presupuesto.
• Ensayo general.

Producción del evento

Si ha habido una buena pre-producción, el evento puede ser una gran herramienta de comunicación que será de gran utilidad para la empresa o asociación organizadora.

Es un momento estresante porque hay que estar pendiente de muchas cosas, pero si todo va bien es un momento que a los organizadores de eventos nos gusta especialmente. Es el momento en el que toda la planificación y trabajo de meses empieza a funcionar.

Sin embargo, días antes y durante el desarrollo del mismo no debemos olvidarnos de ciertos aspectos:

1. Logística: Comprobar que todo está en su sitio, todas las reservas correctas, los proveedores listos, el equipo preparado, etc. Nos permitirá ir más tranquilos durante los días de celebración del evento.
2. Asistencia: Asegúrate de que todo el mundo ha asistido y que nadie ha tenido problemas para llegar.
3. Preocúpate del equipo: Contacta o visita a tu equipo para asegurarte de que todo vaya correctamente.
4. Establecer alianzas: Los eventos son el mejor lugar para establecer contactos y crear nuevas oportunidades profesionales. ¡No las pierdas!
5. Observación: Hay que estar pendiente de resolver cualquier imprevisto que pueda surgir. Sin embargo, observar el desarrollo de los acontecimientos es primordial para poder recoger información y realizar el informe posterior.
6. Registro fotográfico: sacar fotos de todas las actividades y asistentes nos servirá no solo para tener recuerdos, que luego podremos enviar a los invitados, sino también como herramienta publicitaria para el futuro.
7. Agradecimiento: no olvides agradecer tanto a los asistentes como a todo tu equipo por el trabajo realizado y el esfuerzo desempeñado para poder sacar a delante todo el evento.
8. Evaluación y control de calidad: realizar las primeras evaluaciones según se desarrollan las acciones facilitará la realización del informe final. Así evitaremos pasar por alto u olvidar cosas importantes.

Actividades post evento

Terminan las actividades programadas, el público se marcha, se desmontan los stands, el escenario, … todo indica que el evento ya ha terminado. Pero nada más lejos de la realidad, el post-evento puede ser tan importante como las anteriores etapas. Todavía hay cosas que hacer para poder determinar el éxito del evento:

1. Actividades de seguimiento: permitir el networking entre los invitados, enviar encuestas de satisfacción a los invitados aseguran la prolongación del evento un tiempo más y conocer la opinión de los asistentes.
2. Agradecimientos: enviar agradecimientos y recuerdos tales como un vídeo recopilatorio de las actividades o las opiniones grabadas de algunos de los invitados, le dan un punto más humano y personal que tus invitados apreciarán.
3. Evaluación de cronogramas y programas de actividades: Evaluar las actividades programadas, así como el desarrollo de la propia planificación del evento, es crucial para evitar errores en el futuro y mejorar.
4. Evaluación encuestas de satisfacción: conocer las opiniones de los asistentes es esencial para mejorar.
5. Informe final del evento: con toda la información recabada, siempre mucho mejor desde una plataforma de gestión de eventos, y las cuentas claras, es posible redactar el informe final del evento teniendo en cuenta los puntos positivos, los puntos de mejora, posibles cambios en el futuro, etc.

En conclusión, el éxito del evento dependerá de una buena estrategia a lo largo de todas las fases de organización del evento. Si quieres organizar el tuyo y piensas que no vas a poder con todo, en Cevents tenemos la solución. Somos expertos en organización de congresos y todo tipo de eventos para que tú solo te tengas que preocupar de disfrutarlos. Contáctanos.