Ventajas de los eventos híbridos y cómo hacerlos

Los eventos híbridos han llegado para quedarse. La pandemia nos forzó al evento online como único recurso posible, pero una vez asumida la nueva realidad y con la vuelta progresiva del evento presencial, resulta que hemos interiorizado los usos y beneficios del evento online, ¿por qué prescindir de ellos?.

Aprovechemos sus múltiples ventajas, que combinadas con el puramente presencial, nos permiten ofrecer unos eventos con mayor cobertura, más dinámicos y más rentables. Los eventos híbridos son el presente y el futuro tanto de los eventos formativos como de los eventos corporativos.

¿Qué es un evento híbrido?

Podemos considerar un evento híbrido como todo aquel que se realice tanto de forma presencial como de forma virtual. En esencia, se trata de eventos a los que podremos asistir tanto en una localización física como también de forma digital, por medio de un software para gestión de eventos en la que, además de retransmitir en directo el evento, se permitan algunos aspectos de interacción entre asistentes.

Concretando un poco más, un evento híbrido utiliza tecnología que ofrece a la audiencia en línea la experiencia de un evento, de tal forma que tanto la audiencia online y los participantes presenciales experimenten un evento coherente, de la mejor manera posible. En los eventos híbridos, los espectadores online deben poder participar en el evento de la misma manera en que lo hacen los asistentes en vivo.

Esto conlleva su participación en las sesiones de preguntas y respuestas, interactuar con los presentadores y ponentes o con otros asistentes.

Ventajas de los eventos híbridos

En general, si tienes dudas sobre si hacer o no tu primer evento híbrido, la idea clave es el amplio alcance de público con el que puedes llegar a tener con este modelo. Los problemas para dar cabida a un número elevado de asistentes desaparecen en este nuevo concepto, porque según la plataforma que elijas puedes llegar hasta los 10.000 asistentes.

A esta idea hay que añadir cualquiera de las ventajas que de por si tiene un evento online y algunas más:

• Ahorro de tiempo y dinero por la disminución de desplazamientos de asistentes y/o participantes. Esto supone una mayor cantidad de ingresos al evitar mayores gastos de producción. Conclusión, mayor retorno de la inversión.
• Ahorro de dinero en cuota online: Las cuotas online son sensiblemente inferiores a las presenciales.
• Sin límites geográficos: Cualquier persona con un dispositivo digital y acceso a internet, podrá asistir a tu evento híbrido sin mayores complicaciones. Lo único que afecta es la zona horaria de la transmisión con respecto a la ubicación de los asistentes, pero esto puede subsanarse con la disponibilidad casi inmediata de la grabación del evento.
• Interacciones inmediatas: En la mayoría de los eventos presenciales, la dinámica suele ser escuchar al ponente y luego abrir una ronda de preguntas y respuestas o de debate para poder interactuar. En el híbrido el asistente online puede ir haciendo preguntas durante la charla que luego pueden ser respondidas ( en función de si hay muchas). También es posible interactuar entre los asistentes online y presencial en el chat que se habilita.
• Grabación inmediata: Muchas plataformas digitales te permiten acceder de forma inmediata o en pocas horas a la grabación de tu evento, esto también supone valor añadido con respecto los eventos presenciales tradicionales. Es cierto que también se graban los eventos presenciales, pero este proceso lleva más tiempo y además requerirá una edición que llevará más de unas horas.
• Disponibilidad de los vídeos: Si necesitas ver los vídeos después del evento puedes hacerlo sin problemas accediendo directamente al contenido que quieres.
• Mayor impacto en redes sociales, consecuencia directa de la mayor asistencia de público.
• Mayor facilidad para analizar el impacto del evento, posibilidad de medir el alcance y la opinión de los asistentes tanto presenciales como online.
• Llegar a un nuevo público, más amplio y heterogéneo, que se siente muy cómodo con el uso de las nuevas tecnologías.

¿Cómo hacer un evento híbrido?

La realización de un evento híbrido tiene una serie de implicaciones muy específicas a lo largo de todo el proceso, desde la idea o concepto inicial, pasando por las inscripciones y comunicación previa, hasta la evaluación final del mismo.

Comunicación e inscripción

Para empezar con buen pie y asegurarte de que tu evento proyecte cercanía y conecte con tu público, una buena propuesta sería crear una landing page en una web para llegar a tus potenciales asistentes.

En el caso de los usuarios que asistirán virtualmente, es muy recomendable diseñar una especie de Guia en PDF o vídeo-tutorial explicando los detalles de la programación, ponentes, networking, reuniones 1 to 1, visitas a stands, visualización de e-pósteres, votaciones, interacción, y otros aspectos sobre las opciones disponibles en la plataforma online o las salas del evento.

Además, funcionará muy bien como recurso promocional para captar leads a través de diversos canales, como por ejemplo emails – newsletters a las base de datos de la que dispongas, anuncios en Google o redes sociales.

Piensa siempre que te diriges a 2 tipos de cliente, el online y el presencial y que cada uno necesitará una argumentación adecuada a sus intereses: Para esto es importante establecer 2 tipos de registros con servicios diferentes y personalizados para las sesiones, de modo que sean totalmente relevantes para los dos tipos de asistentes: virtuales y presenciales.

Cuando vendas una entrada para el evento presencial siempre es mejor darle al usuario la alternativa de poder seguirlo de manera online. Después de todo lo que ha sucedido en los últimos dos años, lo único que sabemos con certeza es que nada es seguro.

Quién sabe si tendrás que cancelar la parte presencial, o si el asistente decide por la razón que sea que es mejor no asistir. La venta de una entrada híbrida da al asistente un margen de flexibilidad para asistir al evento presencial, pero ha de asegurarle también el acceso al evento por la vía online.

Programación

A la hora de diseñar una programación que se ajuste a los objetivos del evento existen diversos criterios relevantes: Temas más interesantes para tu audiencia, novedades, especialización, “ponentes estrella”, Prime Time etc. Pero antes que nada haz una breve reflexión sobre si quieres crear experiencias diferentes para cada audiencia.

De cualquier manera, lo realmente importante es que te asegures de que la audiencia virtual se sienta igualmente incluida y que no perciba que está siendo penalizada al no desplazarse y participar de forma presencial.

Espacio

En cualquier evento el espacio tiene un rol destacado y es un aspecto clave, y en el caso de los eventos híbridos adquiere una nueva dimensión porque ya no es solo “el lugar donde se celebra el evento”, sino que también es el entorno que van a percibir y en el que van a “estar” los asistentes remotos.

De esta forma, la mejor alternativa sería una sala donde podamos crear un entorno virtual con la identidad visual de tu empresa, también será determinante para orientar el evento hacia los asistentes virtuales planificar una toma central de la mesa o escenario donde se situaría el ponente, en la que éste pueda dirigir la mirada directamente a la cámara para conectar mejor con la audiencia online.

También deberemos pensar cuál es la opción óptima para situar las cámaras y también de que manera captar el vídeo, las presentaciones y el audio de los ponentes para insertarlo en la señal online que emitirá en directo.

Software

Todo este procedimiento ha de descansar sobre una base tecnológica estable y potente, contar con una plataforma online diseñada específicamente para la realización de este tipo de eventos es fundamenta. En Cevents contamos con un software propio para la gestión y realización de eventos online e híbridos, con capacidad para emisión en streaming en las salas del evento, control de asistencia, interacción, encuestas y mucho más.

Interacción

Otro aspecto a considerar es la interacción del público online con los ponentes de la sala, que podrá ser tanto a través de preguntas y respuestas por chat cómo por audio directo de los participantes online.

Del mismo modo, tendremos que resolver la cuestión de cómo trasladar el sonido ambiente de la sala al entorno online en el caso de que el formato incluya interacciones entre los ponentes y el público presencial, como preguntas y respuestas, debates, etc. En este caso la producción de eventos juega un papel fundamental.

Feedback en el evento híbrido

Finalmente, además de las habituales encuestas de evaluación post-evento, el envío de encuestas breves durante el transcurso del evento proporcionará un feedback inmediato sobre lo que va por buen camino y lo que es susceptible de mejora (si el evento tiene más de 2 días de duración, hasta podrían reajustarse sobre la marcha algunos detalles).

Este tipo de evaluaciones pueden realizarse, por ejemplo, tras una sesión en directo para poder recibir comentarios en cualquier sentido sobre cuestiones que acaban de experimentar los asistentes. En cualquier caso, las encuestas posteriores al evento suelen ser las más significativas y nos proporcionarán una información global sobre el conjunto del evento. Este feedback será de vital importancia para la planificación futuros eventos y seguir mejorando en cada nueva edición.

Notas finales sobre los eventos híbridos

En definitiva, los eventos híbridos que llegaron de una forma abrupta, como un mal menor ante una situación adversa e inesperada, se nos presentan ahora como una oportunidad para conseguir un alcance mucho más amplio, y nos abre un abanico de posibilidades que enriquecen cualquier evento en todos sus ámbitos.

Ahora ya conoces un poco más sobre los eventos híbridos, pero si tienes cualquier duda acerca de la organización de eventos de cualquier tipo no dudes en contactarnos.