¿Cómo gestionar el presupuesto para un congreso?

En este artículo vamos a hablar de gestionar el presupuesto para un congreso, un paso a tomar para lograr ser lo más eficientes posible en cuanto a algo tan importante como la gestión del dinero para organizar un congreso.

Como ya comentamos, hacer una previsión de ingresos y gastos no es difícil, pero hay que tener en cuenta muchos aspectos, ya que si nos equivocamos o pasamos por alto alguna partida, puede ser la diferencia entre beneficios y pérdidas.

Hace unas semanas ya hablamos de los aspectos que debíamos tener en cuenta para calcular las cuotas de un congreso.

De aquel artículo también podríamos extrapolar la información para cualquier tipo de evento o cualquier acción que requiera una planificación económica importante.

Presupuesto para un congreso: ¿Qué tener en cuenta?

Para realizar una correcta gestión del presupuesto para un congreso, es imprescindible ser ordenado. Para ello, nos podemos ayudar de algunas herramientas o software especializado en control de gestión. Con estas ayudas externas, nuestro trabajo se vuelve más fácil ya que es más complicado que nos lleguemos a olvidar de las diferentes partidas.

Si no queremos utilizar un software especifico de gestión, siempre podemos echar mano de las hojas de datos, como por ejemplo, el Excel. La principal ventaja es que podemos configurar todos los parámetros necesarios a nuestro gusto y es bastante fácil de usar. Sin embargo, si queremos configurarlo con muchas opciones puede que nos lleve un buen rato hasta llegar al resultado esperado.

Habrá que tener en cuenta los tipos de IVA (21%, 10%, 4% o 0%) en el presupuesto para un congreso, dado que depende como tribute nuestro cliente (consumidor final, empresa, asociación sin ánimo de lucro, …..) el IVA será un coste, solo una parte, no lo será, ….. (sobre el IVA hablaremos en otro post más adelante).

Ingresos y gastos al realizar un congreso

Son los dos componentes que debemos tener en cuenta. Por un lado, deberemos controlar toda la facturación que podamos emitir a inscripciones, colaboradores, patrocinadores, organismos públicos,… Con las facturas emitidas deberemos ser conscientes del momento en que vamos a cobrar esas cantidades ya que los ingresos serán imprescindibles para sufragar los diferentes gastos en los que vayamos incurriendo.

Al igual que en los gastos, también deberemos saber conocer la tributación de nuestro cliente, para saber con qué IVA tributarán los diversos ingresos que debamos facturar.

Con los gastos, deberemos tener en cuenta las fechas de pago de nuestros proveedores, para así intentar ajustar al máximo la tesorería y no llevarnos ninguna sorpresa desagradable.

Siempre deberemos hacer diferentes escenarios (pesimista, esperado y optimista o más) con los ingresos que esperemos disponer, los gastos fijos y variables que podamos tener y de esta manera tener un margen de maniobra importante, para que si no tuviéramos los ingresos previstos, siempre podamos recortar en gastos y nunca llegar a tener déficit.

Es la mejor forma de gestionar el presupuesto para un congreso y que nos salgan las cuentas.