La importancia del organizador de eventos

Hay ocasiones que caemos en el error de pensar que al contratar a un organizador de eventos, como una empresa especializada, estamos incrementando considerablemente nuestro gasto: no es así.

Una empresa afianzada en el sector, con una agenda de proveedores de amplios servicios, con una medición de tiempos en cada área, con ideas nuevas, involucrados en la tecnología y en los últimos avances, tiene muchas ventajas.

Contar con un organizador de eventos

El contar con un organizador de eventos, no solo nos ayuda a reducir tiempos, sino que apenas aumentan el presupuesto del proyecto al contar con precios más competitivos por el volumen de negocio. Por muy poco se consigue mucho.

Son muchos los beneficios que se obtienen al contar con un profesional que te ayude en la organización de eventos, pese a que normalmente no te das cuenta del trabajo que consigues reducirte hasta que nos los contratas.

Ideas para simplificar tu evento

Aquí algunas ideas para simplifica tu evento:

Proveedor

Tienes un proveedor para gestionar la web; los cambios que realizas en el programa los pasas al diseñador; has localizado varias imprentas y debes hacer pruebas de impresión y comparativo de precios para seleccionar la adecuada a tu proyecto; buscas proveedores para organizar el catering de tu evento y debes hacer pruebas de degustación.

Realizas hojas de cálculos con ubicaciones y precios comparativos de hoteles cercanos para ponentes y asistentes; buscas agencias de azafatas y no sabes cuántas ni en qué horarios contratar al personal; requieres de audiovisuales para cubrir tu evento pero no sabes qué necesitas alquilar.

Además, necesitas arcos de control de asistencia en salas y pantallas digitales para pósteres. ¿No sería más ágil si un único interlocutor te gestionara todo ello?

Bases de datos

Dispones de una base de datos con muchos registros de email: ponentes de pasadas ediciones, ponentes potenciales, asistentes a tu evento y de ediciones pasadas, sociedades/empresas potenciales… Haces el envío y llegan más emails no entregados de casi los que has enviado. ¿Depuras la base de datos? ¿La amplías? Un organizador de eventos lo hace por ti.

E-mail marketing

Quieres hacer hacer envíos de mailing y… ¿Puedes medir la repercusión del mismo? ¿Qué clics son los más pinchados? ¿Qué contenido despierta más interés? Un estudio personalizado de tu proyecto nos ayuda a conseguir mayores resultados.

La tecnología del organizador de eventos

Llega el día del evento y debes imprimir todos los listados de los asistentes y pasar hojas y hojas para buscar alfabéticamente los asistentes y marcar los asistentes que ya han llegado.

Olvídate del papel y los fluorescentes, ¡bienvenido a la tecnología para eventos! Un organizador de eventos como Cevents cuenta con PDA’s que, de forma automática, registran el asistente e indican si está convocado/autorizado a acceder a esa sesión/acto.

Un evento organizado al milímetro

Tu evento se ha organizado con minucia y se han cuidado todos los detalles. El día de evento es cuando se palpa todo el trabajo realizado.

Llegar al mostrador de inscripciones y hacer una larga cola a ser atendido, querer hacer una pregunta en sala y que no te pasen el micro; hacer alguna pregunta en la secretaría y que no te sepan dar la información, o peor aún, que te den una respuesta errónea.

Entre otros errores, puede hacer que todo el esfuerzo en la organización se desmorone. Puedes tener apoyo de estudiantes, colaboradores el día día del evento, pero también necesitarás contar la figura de un equipo organizador de eventos profesional.

No olvides que todos los detalles cuentan, por lo que para todo esto y mucho más, cuenta con Cevents.