Tipos de eventos corporativos: ¿Qué opciones tenemos?

Un evento corporativo se puede definir, en líneas generales, como un acto donde se reúne un cierto número de personas con unos intereses similares a los de la empresa organizadora.

Se considera como una herramienta esencial para presentar o dar publicidad a un producto o idea y captar y fidelizar a potenciales clientes, pero dentro de esta generalidad pueden organizarse entorno a diferentes formatos muy diferentes entre sí, porque incluso pueden estar enfocados a la consecución de objetivos internos de una empresa como veremos más adelante.

Para organizar un evento corporativo exitosamente es recomendable ofrecer a los asistentes una experiencia más allá de escuchar una conferencia o compartir tiempo y espacio con otros trabajadores, proveedores, clientes o colaboradores. Es esta la parte en la que una empresa de organización integral de eventos ha de «desplegar sus encantos» con el máximo de creatividad y atención minuciosa en los detalles, proponiendo temáticas que sintonicen y estén vinculadas con la empresa organizadora, un entretenimiento agradable (exposiciones, actuaciones musicales, espectáculos etc.), obsequios con gancho y encanto, intervención de personas relevantes para el sector u otras ideas que puedan causar impacto en los asistentes.

No debemos olvidar que un evento corporativo, puramente presencial, supone una reunión de personas en un lugar y espacio determinado, con todo lo que ello supone de trabajo previo y organización. Contar con una empresa de eventos experta y que disponga de las mejores herramientas de gestión de eventos es un factor fundamental para garantizar el éxito del mismo.

Tipos de eventos corporativos

Los eventos corporativos pueden ser de naturaleza muy diferente, tanto en su concepto, como en su duración. A continuación, definiremos los tipos de eventos corporativos más habituales:

1.Presentación de producto

En este tipo de evento corporativo el objetivo es llevar a cabo presentaciones que sirvan para dar a conocer aspectos técnicos o relevantes sobre diferentes productos, servicios, empresas o ideas. Durante la presentación se realizarán diferentes pruebas y/o demostraciones sobre el funcionamiento u otros aspectos interesantes para la audiencia. Normalmente, también se puede dejar tiempo para la resolución de dudas por parte de los encargados de la presentación, éstos serán especialistas en la materia, generalmente integrantes o colaboradores de la firma o firmas involucradas en la organización del evento.

En un evento corporativo de presentación de producto el objetivo principal es que el producto que se presenta, tenga cierto impacto y perdure en la memoria de los asistentes.

Los eventos de presentación de producto también pueden ser reuniones internas informativas, pero en el caso de productos o marcas con relevancia mediática, pueden tener el objetivo de generar un gran impacto con su aparición. En estos casos sí que suele hacerse algún tipo de evento o celebración, especialmente en empresas orientadas al consumidor final.

A ser posible, el lugar para la celebración de la presentación debe ser las propias instalaciones de la compañía. De esta manera reforzamos el branding y atraemos a posibles clientes directamente a nuestro espacio.

Un ejemplo muy conocido de evento de presentación de producto son los eventos de Apple. En estos eventos Apple presenta de una forma espectacular, a nivel mundial, sus novedades en Iphone, Ipad, Apple Watch, ordenadores, etc.

Históricamente estos eventos han sido híbridos (antes incluso de que se popularizasen) con una parte presencial de acceso a empleados, colaboradores y prensa, y otra online con retransmisión en streaming abierta a todo el mundo. En los últimos tiempos este evento ha pasado a ser únicamente online debido a la pandemia, pero son igualmente espectaculares, con una escenografía perfectamente orquestada y piezas de vídeo realizadas ex profeso para el evento.

Evidentemente, no todas las empresas y organizaciones disponen de los medios para llevar a cabo presentaciones tan ambiciosas como las de Apple, pero sin duda son un referente e inspiración en este tipo de eventos.

2.Team building

El team building para empresas o eventos de actividades en equipo son aquellos que tienen el objetivo de fortalecer las relaciones profesionales e interpersonales de los diferentes integrantes de un equipo de trabajo. De tal modo que el fomento de las relaciones intergrupales lleve en última instancia a mejorar la productividad.

Los eventos corporativos pueden dividirse en 3 tipos:

• Evento de team building de presentación: Para integrar a nuevos miembros en el equipo.
• Evento de team building de confianza: En el que se trabaja estrechamente junto a un equipo, compartiendo tareas, retos y objetivos.
• Evento de team building de resolución: Con el objetivo de fomentar el pensamiento estratégico de los trabajadores e implicarlos más en la consecución de los objetivos corporativos.

Los eventos de team building pueden ser muy diversos, desde llevar a tus empelados a una «Escape Room» (que ahora también pueden ser virtuales), un fin de semana de relax y meditación, las típicas gymkanas de juego en equipo o disfrutar de la naturaleza con ejercicio físico.

3. Convención

La convención es un tipo de evento corporativo que habitualmente se caracteriza por ser una reunión restringida a los trabajadores de una misma organización. El objetivo es estudiar y exponer la evolución o el progreso de la organización, además de mejorar la comunicación y la motivación.

En esencia, las convenciones implican la reunión de todo el equipo de una empresa, desde diferentes puntos geográficos, en un lugar común para desarrollar actividades relacionadas con la empresa, y en ocasiones, también acciones de team building o celebración de fechas puntuales como aniversarios o inauguraciones.

Normalmente, las convenciones tienen un programa cerrado y su duración suele ser de un par de días. Por lo general, las convenciones no suelen tener ánimo de lucro.

Aunque las convenciones tengan un carácter empresarial y sus destinatarios últimos sean los propios empleados de la empresa organizadora, suelen difundirse por medios de comunicación, blogs corporativos y redes sociales. Se consideran un elemento que dota de una buena imagen externa a la empresa. Con ellas se busca trasladar una imagen de empresa actual, moderna y comprometida con los empleados.

4. Congreso

La característica diferenciadora de este tipo de eventos corporativos es que son reuniones multitudinarias que se dan cada cierto tiempo de forma periódica y suelen durar más de una jornada.

Normalmente se trata de reuniones temáticas en las que se desarrollan diferentes acciones como exposición y lanzamiento de productos, ponencias y foros de debate, simposios, curso-talleres, etc. Se puede decir que es un evento muy amplio en el que caben muchos otros

Pueden estar relacionado con cualquier sector económico, aunque también son igualmente habituales en otro tipo de ámbitos como el educativo/formativo o científico.

Otro rasgo distintivo es la duración del mismo. Un congreso suele durar entre 3 y 5 días. Cuando es de menor duración podría tratarse de una conferencia (1 día) o convención (2-3 días y diferente naturaleza).

El objetivo y la finalidad de un congreso es múltiple y diverso. Puede haber congresos centrados en dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, o tener por el contrario un carácter cultural, social incluso político.

Los organizadores de un congreso conforman el denominado Comité Organizador: serán los encargados de gestionar la mayor parte de los ámbitos del congreso, y que dependiendo qué tipo de congreso sea, puede estar compuesto por un abanico de profesionales áreas muy diversas.

Ejemplos de congresos, los tenemos tanto en el sector privado como sobre todo en el ámbito científico, donde la vertiente formativa es la que marca el pulso y el carácter del todo el evento.

5. Seminario

Un seminario es un tipo de evento corporativo con carácter formativo y su objetivo principal es la interacción entre los asistentes y las personas que exponen. Su duración suele ser de 2 días, el tiempo necesario y suficiente para mejorar el conocimiento de los trabajadores o actualizar ciertos aspectos promoviendo el diálogo y la retroalimentación.

Se trata de una reunión de carácter educativo/formativo en la que se imparten y difunden conocimientos hacia los asistentes para mejorar su formación.

Suelen ser grupos reducidos de personas (nunca más de 50). Los ponentes serán habitualmente un grupo de expertos que da charlas instructivas a los asistentes.

Los seminarios son eventos formativos muy habituales en Sociedades Científicas, que generalmente se centran en sesiones y actividades académicas coordinadas para conocer los avances de investigación dentro de una determinada especialidad.

6. Feria

Las ferias o exposiciones son un tipo evento corporativo que se organiza sobre un tema o un sector concreto y en el cual distintas empresas acuden en calidad de expositores. El objetivo es conseguir más visibilidad y ampliar la red de negocios.

Se trata también de un evento que reúne en un mismo lugar empresarios, emprendedores y grandes empresas referentes de un sector específico, convirtiéndose así en una oportunidad única para que los otros empresarios de la ciudad den visibilidad a su negocio o promocionen sus productos y servicios. En las ferias también puede haber espacios para la capacitación profesional, impartidos por expertos en tendencias del sector, con temas relacionados con la estrategia, la productividad e innovación, o la oferta de formación profesional.

Para los expositores, las ferias son una vía para dar a conocer sus productos o servicios, observar la competencia y el mercado, probar o lanzar productos, visitar y ser visitado por clientes y proveedores, encontrar nuevos distribuidores, conseguir nuevos contactos, incluso concretar ventas.

Hay congresos que pueden tener una feria o exposición como una parte más del mismo.

Actualmente, como ha sucedido con otro tipo de eventos, las ferias también pueden ser virtuales, y los expositores pueden ofrecer sus productos en un entorno digital al mismo tiempo que los asistentes pueden verlos, preguntar al expositor, cerrar citas para tener charlas, etc. Obviamente, todo esto es solo es posible si contamos con un software específico o plataforma para gestión de eventos online.

7. Workshop o taller

El workshop o taller se basa en la realización de actividades caracterizadas por el feedback y el dinamismo, para que los asistentes puedan formarse sobre un determinado tema de manera intensiva.

Un workshop es un taller, lo cual implica que los asistentes a él han de involucrarse activamente en todo lo que allí se trata. Sobre todo, sirven para adquirir nuevos conocimientos o habilidades, intercambiando de impresiones a la vez que se fomenta el trabajo en equipo. La duración de un workshop es corta, no suele llevar más de media jornada.

El workshop o taller formativo puede ser un evento independiente o formar parte de un congreso.

Ejemplos de workshops los hay también muy diversos: workshops orientados fundamentalmente a compartir ideas, otros en los que se busca generar ideas de cara a encontrar posibles soluciones, y otros que reúnen a personas que han de tomar decisiones para que juntos discutan prioridades enfocadas en un problema, buscando soluciones para llegar a un acuerdo.

Más tipos de eventos corporativos

Existen más tipos de eventos corporativos, pero estos pueden ser los más importantes. En cualquier caso, como hemos dicho al principio, la clave para llevar a cabo eventos corporativos de naturaleza tan variopinta es contar con un equipo experto y multidisciplinar, con capacidad técnica y competencias transversales para dar lo mejor de sí en ámbitos muy diferentes en la organización de eventos.

Si estás pensando en realizar un evento corporativo, estaremos encantados de escuchar tus ideas y tus necesidades.