Todo lo que necesitas saber sobre un pre-evento

La organización de eventos cuenta con diferentes fases como son: el pre evento, el evento y el post evento. Desde Cevents, como empresa experta en la organización de los mismos, te aseguramos que lo primordial para que tu evento sea perfecto es tener un pre evento claro y organizado. A continuación, te contamos todo lo que necesitas saber sobre un pre-evento, sus fases y por qué es un elemento clave para el éxito de cualquier tipo de evento que desees organizar.

¿Qué es un pre- evento?

Desde la organización de eventos definimos un pre evento como la fase previa al desarrollo del evento en sí. Se trata, pues, de la fase de planificación, organización y creación de todos los aspectos que conformarán cualquier tipo de evento que quieras organizar. No importa si estás pensando en un congreso, webinar o seminario. Presencial, online o híbrido. Todos los eventos requieren de un pre evento para triunfar.

Fases del pre-evento

Como cualquier aspecto organizativo, el pre-evento está constituido por una serie de fases o aspectos a tener en cuenta que no debemos olvidar a la hora de planificar nuestro evento.

Nuestro objetivo principal durante el pre-evento será definir objetivos, prestar atención a todo y que no se nos escape ningún detalle que pueda acarrear problemas durante el propio desarrollo del evento.

Fase 1: Determina los objetivos, el tipo y el formato del evento

El primer paso para poder desarrollar un evento es saber qué quiero conseguir con él. Determinar los objetivos determinará el tipo de evento y ayudará a encaminar el resto de fases.
Además, determinar qué formato de evento queremos llevar a cabo determinará el resto de fases que vamos a desarrollar.

Fase 2: Selecciona al público objetivo

Según nuestros objetivos, el tipo de evento y el formato, nuestro evento estará encaminado a un tipo de público objetivo concreto. Gracias a esto podremos crear listados de aquellas organizaciones o personas a las que queremos invitar y, en fases posteriores, enviar invitaciones.

Fase 3: Une al mejor equipo

Otra de las claves básicas para el éxito de un evento es unir a un equipo de expertos en todos los ámbitos que se unen en la organización de eventos. De esta manera te asegurarás de que no quede ningún cabo suelto.

En Cevents contamos con un equipo multidisciplinar de gestión de eventos con más de 20 años de experiencia en el sector capaz de controlar todos los aspectos y fases de la organización de cualquier tipo de evento.

Fase 4: Fija un presupuesto

Por supuesto, fijar un presupuesto es lo que marcará los límites reales de nuestro evento. Siempre es importante la búsqueda de patrocinadores que puedan ayudarnos en esta fase y que estén dispuestos a colaborar de alguna manera durante nuestro evento.

Fase 5: Elige las fechas

Saber cuándo es buen momento para celebrar mi evento tiene un punto de complejidad. Dependiendo de mi público objetivo, el tipo de evento y su alcance puede que las fechas varíen.
Te recomendamos nuestro post para elegir las mejores fechas de eventos. Aquí te explicamos todos los aspectos que debes tener en cuenta para hacer una buena elección.

Fase 6: Reserva el lugar

Si te has decantado por un evento presencial y ya tienes seleccionadas las mejores fechas para llevarlo a cabo, entonces es momento de encontrar y reservar el lugar idóneo.
En este caso ten en cuenta si tu evento requiere de algunas especificaciones técnicas concretas y selecciona un espacio cuyo aforo sea suficiente para los invitados.

Fase 7: Selecciona a los mejores participantes

Si quieres tener un éxito de público entonces debes asegurarte de que cuentas con los mejores expertos en la materia.

Fase 8: Ponte creativo

Ahora ya ha llegado el momento de ponerse creativo y pensar en las mejores actividades para realizar a lo largo de tu evento. Según lo que quieras conseguir puedes incluir charlas, comidas, actividades de team-building o networking, etc.

Fase 9: Apóyate de la tecnología

Hoy en día la tecnología juega un gran papel en muchos aspectos de nuestra vida. En el desarrollo de los eventos también. Desde los e-posters hasta el software de gestión son clave para poder aumentar el alcance y conocer la opinión de los invitados a nuestro evento. Si, además, quieres celebrar un evento online, deberás contar con el mejor equipo para poder transmitir en streaming o poder grabar en vídeo todo lo que ocurra.

Fase 10: Revisa los cabos sueltos

Antes de dar por finalizado el pre evento, asegúrate de que no hay ningún cabo suelto y adelántate a cualquier tipo de problema que pueda surgir y plantea diversos escenarios y sus posibles soluciones. Ya se sabe: mejor prevenir que curar.

Beneficios de un pre evento organizado

Tener un pre evento organizado nos permitirá tener una serie de beneficios como:

• Objetivos claros
• Margen de solución ante posibles problemas
• Poder disponer de todos los recursos que se requiere
• Imagen de marca fuerte

Pre evento claro, éxito garantizado

El pre evento es una fase clave para poder garantizar el éxito de nuestro evento. Sea cual sea el tipo de evento que queramos desarrollar, existen una serie de fases previas que son fundamentales.

Gracias a la experiencia que tenemos en el sector de la organización de eventos, en Cevents tenemos un equipo multidisciplinar que podrá encargarse de todas estas fases y garantizar el éxito de tu evento. Ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a llevar a cabo el evento de tus sueños.