Ventajas de una secretaría permanente plus colaborador local

Siendo una OPC (Organizadora Profesional de Congresos) estamos acostumbrados a organizar cada evento o congreso en una ciudad diferente con todo lo que ello conlleva, conocimiento de la sede, contratación de proveedores, etc.

En Cevents somos la secretaria permanente de muchas sociedades, empresas, entidades, …esto quiere decir que organizamos sus congresos y eventos allá donde los llevan.

Qué ventajas supone ser secretaría permanente plus colaborador local

Las ventajas que esto les supone a todas estas entidades es que tenemos un mayor conocimiento de sus actividades ya que hemos estudiado sus cifras y porcentajes de inscripciones previas, tenemos históricos de la asistencia de comensales en los actos de restauración, ponentes alojados, divulgación especializada, etc.

También contamos con la información extraída de la tabulación de las encuestas de valoración recibidas de los congresistas/asistentes.

Además con el tiempo también tenemos mayor conocimiento de la propia Sociedad, empresa o entidad con la que trabajamos, sabemos sus particularidades, sus valores y objetivos así cuándo y cómo quiere las cosas, lo que nos ayuda a conseguir el resultado final que espera en cada una de las actividades que organiza.

De otro lado, como empresa esto redunda en una mejora en los tiempos de producción de todo el personal que participa en el congreso, en que no se repitan errores, en que se mejoren procesos, en el resultado económico, y en definitiva, en el resultado final que nos marcamos como profesionales.

¿Y que pasa con los proveedores de tu congreso?

Después de contaros las bondades de contar con una secretaria permanente debemos hacer hincapié en la importancia de la contratación de proveedores de calidad para la organización de cualquier actividad.

Nuestra experiencia  como organizadores nos ha llevado a decidir que la contratación de proveedores locales es la mejor de opción para conseguir un congreso o un evento exitoso en todos los aspectos.

En nuestra opinión, y siembre basándonos en nuestra experiencia, la contratación de colaboradores locales es fundamental por varios aspectos:

1. Mayor conocimiento de los recursos y espacios.

Nosotros nos encargamos de trasmitir que es lo que nuestro cliente quiere ya que como decíamos en párrafos anteriores la repetición en actividades nos lleva a un mayor conocimiento de las necesidades pero son siempre las personas locales las que nos van a asesorar con detalle de todas y cada una de las posibilidades que tenemos disponibles en su ciudad.

2. No sobrecostes en desplazamientos y envíos desde otros lugares.

Aquí con la contratación local conseguimos reducir los gastos en envíos de materiales y además algo que para nosotros es muy importante, preservar el medio ambiente (evitamos contaminación, embalajes, envases, productos químicos, …)

3. Que el impacto económico de la organización del evento redunde en la ciudad sede.

Los organizadores quieren que a la hora de realizarse un evento o un congreso, la mayor parte del beneficio (90% aprox) se repercuta en las empresas y en las personas de la ciudad, cuya opinión compartimos.

4. Contar con el sobreesfuerzo del proveedor local para que el evento salga perfecto y por lo tanto se repita ese u otros eventos que la secretaria o la Sociedad, puedan organizar en esa ciudad.

Todos estos aspectos, no solo redundarán en el éxito del evento / congreso, sino que además llevan aparejados unos valores éticos y responsables por parte de la organización, indispensables en nuestra sociedad actual.