Cinco pasos básicos para asistir a un congreso

2 octubre, 2016 Congresos 1 Comment

Cómo asistir a un congreso: cinco pasos básicos

El mes pasado ya os adelantamos en este post cómo poder realizar una inscripción sin morir en el intento. Ahora que ya estamos inscritos al evento, jornada o congreso de referencia debemos tener en cuenta nuestra organización para que todo transcurra correctamente, y sin ningún incidente desagradable para nosotros.

Cómo asistir a un congreso con todo planificado

Para ello vamos a dar unos pasos básicos e imprescindibles que deberíamos tener en cuenta para asistir a un congreso:

Inscripción para asistir a un congreso

Antes de asistir a cualquier evento o congreso debes comprobar que tu inscripción está confirmada. Revisa el último mail que tengas referente a la inscripción por si debes imprimirte algún documento, o llevar algún código de confirmación para recoger tu acreditación a tu llegada a la sede.

Comprueba además lo servicios que incluye la acreditación: coffees? Almuerzos de trabajo?! De no incluirlos, acuerdarte de llevar algún snack y botellín de agua y revisa si en la sede se puede tomar algo, o tienes que buscar algún bar o restaurante cercano al que poder ir a comer o a tomar algo en los descansos.

Sede

Revisa en la página web cuál es la sede del congreso y cómo llegar a ella. Si tiene buenas conexiones con bus, metro, etc. En caso de viajar en coche propio, comprueba si la sede tiene un parking gratuito o si es sencillo el poder aparcar por la zona, o por el contrario es una sede que se ubica en el centro de la ciudad y fuese más complicado.

Viaje y alojamiento

¿Ya tienes tus billetes y hotel reservado? ¿Te lo ha tramitado alguna agencia? Normalmente en los congresos la Secretaría Técnica facilita hoteles cercanos a la sede con tarifas especiales para poder reservar con ellos y suelen ofrecer descuentos para el viaje, bien en tren o en avión (Renfe e Iberia). Ya hablamos de ello en el post anterior.

En caso de que tu viaje y alojamiento lo haya gestionado alguna agencia, asegúrate de tener contigo el billete del viaje y el localizador de la reserva de alojamiento.

Planning de trabajo

Comprueba el programa y señala cuales son las conferencias o mesas de trabajo a las que deseas asistir y en que horario se realizan. Muchos congresos en su web tienen apartados como “Planifique su Agenda” o tienen APP´s para el móvil donde poder marcar las conferencias o sesiones favoritas y que son muy útiles para tu organización. Pregunta al llegar a la Secretaría.

Prepara la maleta para asistir a un congreso

Revisa el tiempo que va a hacer en la ciudad donde se celebra el congreso: hará falta un paraguas, algo de abrigo?! Además hay que tener en cuenta si hay algún acto social programado que conlleve etiqueta, para meter en la maleta esos tacones, ese traje o ese vestido para ir más arreglado, o incluso si hay alguna visita turística y lo que debemos llevar en la maleta es ropa cómoda para andar por el centro histórico. Y no olvides libreta y bolígrafo para no perder detalle en las sesiones!

Con todos estos pasos básicos ya estás preparado para que tu asistencia al congreso sea todo un éxito.

Y como os decimos siempre para cualquier duda o consulta siempre puedes contactar con la Secretaría Técnica que ellos siempre están encantados de ayudarte ;-).