Eventos híbridos
Multiplica la potencia de tu evento
Todo el mundo tiene cabida en un evento híbrido, el que necesita el contacto humano para redondear una experiencia, el que no tiene tiempo de viajar, pero tiene ganas de estar en todas partes, el fanático de la tecnología, etc. En Cevents estamos preparados para ofrecer la mejor experiencia de evento a cada persona, independientemente de sus preferencias, necesidades o posibilidades. Somos tecnológicos y nos gustan las personas.
En qué consisten los eventos híbridos
Un evento híbrido es todo aquel que se realice tanto de forma presencial como de forma virtual, o bien, una parte presencial y otra virtual. Básicamente, se trata de eventos a los que se puede asistir tanto en una localización física como de forma digital, por medio de una plataforma de eventos online o un software específico para eventos, en el cual, a la retransmisión en directo se suman algunos aspectos de interacción entre asistentes.
Características
- 2 tipos de público: El público puede asistir de 2 formas, presencialmente o de forma online. Normalmente la inscripción presencial supondrá un mayor coste.
- Participación e interactividad: Los espectadores online deben de poder participar y disfrutar en el evento de la misma manera (salvando la obviedad de la imposibilidad del contacto físico) en que lo hacen los asistentes en vivo.
- Mayor implicación de los organizadores: Para la empresa organizadora del evento supone un esfuerzo mayor. Más personas trabajando y perfiles más variados. Atender a dos audiencias a la vez. Tanto el equipo del presencial como el online deben de estar perfectamente coordinados.
- Plataforma de Gestión de eventos: Es fundamental el poder contar con una plataforma de gestión de eventos online capaz de dar respuesta a todas las necesidades de un evento con dos audiencias diferentes.
Ventajas de los eventos híbridos
El primero vacio please
01. Lo mejor del presencial más lo mejor del online
La principal ventaja del evento presencial es el contacto humano entre todos los asistentes, a todo esto, hay que añadirle todas las ventajas de los eventos virtuales.
02. Amplio alcance de público
Los problemas para albergar a un número elevado de asistentes desaparecen en este concepto.
03. Ahorro de tiempo y dinero
Al no haber tantos desplazamientos, disminuirán los gastos de producción.
04. Cuota online más económica
Las cuotas online son sensiblemente inferiores a las presenciales.
05. Alcance geográfico sin límites
Cualquier persona que tenga a su alcance un dispositivo digital y acceso a internet, podrá asistir a tu evento híbrido sin mayores complicaciones.
06. Interacciones al momento
En un evento híbrido el asistente online puede ir haciendo preguntas durante la charla que posteriormente pueden ser respondidas (en función de si hay muchas). También cabe la posibilidad de interactuar entre los asistentes online y presencial en el chat que se habilita.
07. Grabación inmediata
Con una plataforma especializada en eventos online es posible acceder de forma inmediata o en pocas horas a la grabación de tu evento.
08. Medición del alcance y valoraciones
Posibilidad de medir el alcance y la opinión de los asistentes tanto presenciales como online.
09. Conectar con un nuevo público
Más amplio y heterogéneo, que se siente muy cómodo con el uso de las nuevas tecnologías.
En Cevents nos encargamos de todo
Principales fases y tareas de un evento presencial
- Establece los objetivos.
- Describe el perfil de ambos tipos de público.
- Crea contenido relevante para ambos públicos.
- Escoge el espacio para la parte presencial del evento con criterios de comodidad y relevancia para la parte presencial y flexibilidad para la parte online.
- Escoge la fecha con cuidado de que no coincida con alguna fecha relevante en la ciudad elegida para la parte presencial.
- Escoge la plataforma tecnológica para la parte virtual del evento que mejor se ajuste a tus necesidades y a las de los participantes
- Distribuye el presupuesto de forma equilibrada
- Piensa en cómo tus partners y/o sponsors pueden desenvolverse en las 2 partes.
- Plantéate ofrecer formación a ponentes y participantes sobre la plataforma tecnológica.
- Prepara tutoriales y un equipo de atención técnica para el día del evento.
- Elabora y ejecuta el plan de comunicación y marketing del evento.
- Pon en marcha un sistema de registro fácil y claro para los participantes.
- Hacer pruebas técnicas antes del comienzo.
- Tener backups y soluciones para cada problema.
- Usar una plataforma de gestión de eventos con las funcionalidades necesarias para que el evento cumpla sus objetivos.
- Prepara a dos equipos de personas para atender las necesidades de ambos públicos.
- Anima a tus asistentes a interactuar entre sí y con los ponentes.
- Graba tus sesiones virtuales para que los asistentes puedan acceder "on demand" al contenido exclusivo.
- Agradece a todos los asistentes su participación
- Comparte la grabación del evento lo antes posible
- Realiza una encuesta de satisfacción con preguntas diferentes según tipo de público.
- Redacta un artículo a modo resumen de los temas más destacados del evento online
- Informe de asistencia.
- Informe financiero.
Puedes llevar a cabo tu convención en diferentes formatos
Eventos en los que el contacto en persona es clave y el Networking o las Demostraciones son parte fundamental de la actividad.
Para cuando llegar al máximo número de personas, sin limitaciones de aforo, evitar desplazamientos o poder acceder al contenido en diferido son factores clave.
Híbridos de éxito
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