Planificación de un congreso

01. Temática

El objetivo principal de los profesionales que van a un congreso es actualizar y compartir conocimiento. Fundamental pues, tener en cuenta las novedades de nuestro sector y elegir una temática que resulte atractiva para los asistentes.

02. Localización

Elegir la ciudad adecuada para la celebración de un congreso no es tarea fácil. Hemos de tener en cuenta diversos factores:

• Que la sede elegida tenga buenas comunicaciones.
• Que tenga suficiente infraestructura hotelera, de recintos congresuales espacios singulares para los eventos sociales, centro de conferencias, etc.
• Oferta turística o de ocio: No es imprescindible, pero sí importante.

03. Fechas

Decidir la fecha de celebración del congreso, tampoco es una decisión que se deba tomar al azar si quieres asegurarte de que tu convocatoria sea un éxito. Deberemos tener en cuenta:

• Disponer de tiempo suficiente: Es importante escoger una fecha que te permita disponer de tiempo suficiente para organizarlo todo bien y que permita a los asistentes tener disponibilidad para reservar la fecha.
• No coincidir con otros eventos relevantes en la ciudad.
• Festivos y puentes: Hacer coincidir tu congreso con la cercanía de un festivo o puente es un problema. A los asistentes e invitados podría venirles mal asistir al congreso.

04. Presupuesto

Es absolutamente imprescindible definir un presupuesto para el congreso y establecer cuánto dinero vas a destinar a cada partida: Alquiler de los espacios, alojamientos y desplazamientos de los ponentes, comidas y cenas, marketing, actividades complementarias, etc.

Así como tener varias estimaciones de ingresos y gastos para controlar la viabilidad del Congresos, cálculo del umbral de rentabilidad, cálculo de costes de cada congresista, la parte económica es fundamental que esté bien gestionada.

05. Patrocinadores

Contar con patrocinadores con capacidad económica es la forma más eficaz de ampliar el presupuesto sin que te suponga aumentar los recursos económicos.

Será necesario que elabores un dossier informativo/comercial que incluya los objetivos del evento, target, contenido, estrategia de comunicación y todos los detalles. Una vez definido, habrá que presentarlo a los posibles patrocinadores para que vean las ventajas que pueden obtener si colaboran en tu evento.

06.Equipo

Parece una obviedad, pero cuanto mayor sea el congreso que vayas a organizar, mayor será el reto de coordinar a tu equipo y necesitarás más personas y mejor cualificadas.

Nuestra recomendación es que se determinen responsables de cada área: Equipo de coordinación y organización, ponentes, expositores, comunicación y diseño, administración y secretaría, producción, montaje, patrocinios, personal, seguridad, servicios técnicos, actividades externas, etc.)

07. Programa de ponencias y actividades

Elaborar un programa adecuado y atractivo tampoco es una tarea sencilla, de tal manera que la planificación para comenzar a trabajar con tiempo suficiente es absolutamente necesario.

El programa debe contar con ponencias interesantes y que aporten valor, además de con ponentes relevantes expertos en los temas que se vayan a tratar. También ha de ser variado, con talleres y actividades participativas, coffe breaks, comidas, tiempos y espacios específicos para fomentar el networking…

Una vez definido el programa, debe ser calendarizado con los horarios correspondientes a cada tema.

01. Convocatoria

Se trata de dirigirse para informar al posible público objetivo del congreso con todos los detalles sobre el congreso. Deberá contener:

• Información general: Nombre del congreso, fechas, ciudad, lugar, objetivos y programa con el máximo detalle posible
• Información sobre los pagos para asistentes: Tipos de cuotas, fechas de pago y cómo abonar los costes del congreso (nº de cuenta).
• Información para ponentes: Cuándo y cómo presentar los trabajos, duración, fechas de entrega de presentaciones, etc.

02. Imagen del congreso

La imagen gráfica del congreso debe representar bien la esencia del evento. También debe ser fácilmente aplicable a todos los soportes de publicidad, comunicación y difusión del congreso

• Logotipo
• Página web
• Apps
• Presentaciones
• Cartelería
• Folletos Lonas
• Soportes publicitarios
• Merchandising
• Etc.

03. Selección de ponentes

Decidir y seleccionar a ponentes que sean referentes en el sector de la temática del congreso es vital: serán un aporte de calidad, prestigio y credibilidad para el evento, además, aumentará el interés del público asistente.

Cerrar los ponentes con la mayor antelación posible, permitirá ir concretando y confirmando el grueso del programa.

Actualmente podremos contar con ponentes de gran renombre, que puedan conectarse de manera remota y así poder contar con ellos.

Confirmada la asistencia de cada ponente, será el momento de organizar sus desplazamientos, alojamiento, dietas, etc.

04. Alojamiento

El alojamiento de los asistentes al congreso no es siempre responsabilidad de los organizadores del congreso. De cualquier forma, sí que es muy recomendable y habitual facilitar un listado de hoteles y alojamiento de la ciudad con precios razonables.

También es frecuente contactar con algunos hoteles y negociar precios especiales para grupos, para informar a los asistentes de que tendrán condiciones beneficiosas en el caso de que los seleccionen para hospedarse durante los días del congreso.

En cuanto a los ponentes, siempre habrá que ocuparse de las reservas y los gastos de alojamiento.

05. Actividades de ocio

Normalmente los congresos duran varios días, por lo que es muy habitual planificar algunas actividades de ocio para los asistentes: cenas, espectáculos, visitas guiadas a lugares de interés turístico en la ciudad donde se celebra el congreso, etc.

Hablamos del “turismo bleisure”, que proviene de la unión de las palabras inglesas “business” y “leisure” (negocios y ocio). La combinación de viajes de trabajo con ocio es un valor al alza. Los asistentes al congreso agradecen que desde la organización se propongan este tipo de actividades.

06. Comidas, cenas y pausas café

Las comidas de los asistentes son también responsabilidad del comité organizador.

Hay que ocuparse de organizar tanto los coffee breaks como las comidas y cenas del evento.

Se puede hacer de 3 formas distintas:

• Coordinarlo directamente con el espacio donde se lleva a cabo el congreso, si es que dispone de cocina y de servicio gastronómico.
• En el caso de que no tenga este servicio, será necesario contratar un catering que lo ofrezca.
• Una tercera vía, la contratación de los servicios de restaurantes y cafeterías cercanas al lugar del congreso.

07. Comunicación

Planificar e implementar una estrategia de comunicación adecuada contribuye en gran medida al éxito del congreso.

Hay que definir bien las herramientas adecuadas:

• Página web
• E-mail marketing
• Boletines informativos
• Publicidad en revistas especializadas
• Ruedas de prensa
• Redes Sociales
• Patrocinios
• Etc.

08. Kit de congresista

Es muy recomendable la preparación de un kit del congreso para entregar a los asistentes cuando acudan el primer día a realizar la inscripción.

Puede incluir elementos muy diversos: Una mochila o bolsa o carpeta con el programa del evento, cuaderno de notas, un bolígrafo o lápiz, un mapa de la ciudad, información turística, etc.

Todo este material debe ir personalizado con la imagen del congreso.

09. Apps personalizadas

No son imprescindibles, pero si cada vez más habituales y necesarias. Se trata de plataformas que se pueden diseñar en base a las necesidades específicas de cada evento y que agilizan mucho la información para los asistentes, ya que facilitan el acceso a todo lo que necesiten saber sobre el evento.

Estas apps permiten gestionar de manera eficaz la información relevante del congreso, mejorar el engagement y la participación de los asistentes a través de votaciones, encuestas, foros o chats.

Además, también nos permiten medir los resultados del congreso a través de estadísticas y obtener feedback muy valioso para la fase postevento.

01. Secretaría técnica

La secretaría técnica ha de funcionar como un reloj, sobre todo el primer día de congreso. Se trata de la jornada de mayor actividad con la recepción de todos los asistentes.

Las tareas son varias:

• Atención de inscripciones.
• Entregas del kit de bienvenida.
• Registros en talleres y actividades paralelas.
• Recepción de ponentes y cargar sus ponencias.
• Preparar la presentación de comunicaciones (orales, pósteres, …)

02. Ceremonias de inauguración y clausura

La inauguración y la clausura del evento implica el planteamiento de ceremonias con pequeñas intervenciones por parte de los organizadores del evento.

Contar con un maestro de ceremonias experto y con capacidad para desenvolverse bien en público facilitará este hito. Es habitual que esta persona sea externa, contratada para tal fin.

La ceremonia de inauguración suele ser la primera hora del primer día del congreso y se desarrolla en el lugar donde se celebra el mismo.

La de clausura puede llevarse a cabo en un espacio diferente, como en una cena, en un ambiente más distendido y lúdico.

03. Atención permanente al detalle e imprevistos

Durante el desarrollo del congreso todos los componentes del equipo deberán estar disponible para solucionar y atender cualquier cuestión que surja referente a su área de responsabilidad. Los pequeños detalles cuentan mucho.

01. Cartas de agradecimiento

Lo primero, enviar cartas de agradecimiento (congresistas, colaboradores, ponentes) junto con encuesta y certificado de asistencia.

02. Informe de valoración

Con toda la información procedente de las diferentes encuestas de valoración y satisfacción se elabora un informe. Este documento recogerá cómo ha funcionado el congreso a nivel general, cuál es el nivel de satisfacción de los asistentes, qué aspectos son mejorables de cara a futura ediciones, etc.

03. Comunicación postevento

Cuando el congreso ha tenido cobertura mediática es importante elaborar y difundir un comunicado o nota de prensa con los resultados del evento y los aspectos más destacados del mismo.

También, poder ofrecer las sesiones en diferido, si el evento es híbrido.