Congresos
El rey de los eventos. Suponen siempre un reto, cada año mejor que el anterior
Nos gustan, están en nuestro ADN. Desde el congreso más sencillo al más complejo. Te acompañamos, gestionamos y producimos todas las fases para que todas las partes implicadas superen sus expectativas
Características
En qué consisten
Un congreso es una reunión multitudinaria entre personas de un mismo ámbito sectorial o científico , que se dan cada cierto tiempo de forma periódica y suelen durar más de una jornada. Normalmente se trata de reuniones temáticas en las que se desarrollan diferentes acciones como exposición y lanzamiento de productos, ponencias y foros de debate, simposios, curso-talleres, etc. Es un tipo de evento muy amplio en el que pueden caben muchos otros
Objetivo
El objetivo y la finalidad de un congreso es múltiple y diverso. Puede haber congresos centrados en dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, o tener por el contrario un carácter cultural, social incluso político.
Qué incluyen
Dentro de las particularidades de un congreso hay algunos conceptos fundamentales que hay suelen ser comunes a todos ellos:
- Comité organizador : Es el equipo de personas que van a organizar el congreso.
- Sociedad promotora : Son las personas, grupo, equipo, empresa, ámbito…que quieren organizar el congreso.
- Nombre e imagen gráfica: Debe reflejar el contenido, el ámbito y el público a quien se dirige el congreso y tiene que identificarlo. Emplazamiento adecuado: Ciudad con infraestructuras de transporte y alojamiento que faciliten el acceso. Un espacio que permita que todas las actividades se lleven a cabo con comodidad.
- Fecha adecuada: Es importante elegir bien la fecha de un congreso. Hay que comprobar que no haya fiestas, ni puentes, ni que esté cercano a unas vacaciones. Ni que haya un evento relevante en la ciudad elegida que pueda hacer sombra a nuestro congreso.
- Ponentes relevantes dentro del ámbito del congreso: Los ponentes, técnicos o especialistas que van a llevar sus descubrimientos, tesis, trabajos, o investigaciones al congreso debe elegirse elegirlos cuidadosamente: son los que le van a dar prestigio al congreso.
- Feria o exhibición comercial En los grandes congresos, las ferias son en sí mismo un foco de atracción del propio congreso. Además, el alquiler de espacios para los stands son una de las fuentes de ingresos más habituales para la financiación del congreso.
- Actividades paralelas Se suelen prever actividades complementarias, bien de ocio, o bien que fomenten el networking.
Duración
Un congreso suele durar entre 3 y 5 días.
Claves para organizar un congreso
El primero vacio please
01. Definir un presupuesto
Es imprescindible que tengas claro cuál es el presupuesto con el que cuentas y a qué lo vas a destinar: Hay que contar con todas las partidas económicas del congreso para no llevarte sorpresas.
02. Elegir el espacio adecuado
El lugar de celebración del congreso es una cuestión capital. De su elección dependerán muchas de las decisiones que se tomen posteriormente, como por ejemplo, el tipo de actividades y servicios extra que puedes ofrecer a los asistentes al evento.
03. Contar con el mejor equipo
Formar un buen equipo organizador es clave para que las cosas funcionen. Un equipo suficiente en cuanto a número de personas, experiencia y variedad de perfiles.
04. Un programa atractivo y orientado a la audiencia
Para configurar el programa, la planificación y comenzar a trabajar con tiempo suficiente es fundamental. Por una parte, tendrás que coordinar a todos los ponentes, ponerte en contacto con ellos y proponerles que participen en tu congreso, que te confirmen su asistencia, cuadrar los horarios de las ponencias con sus agendas, etc.
Además, el programa debe ser lo suficientemente atractivo para que suponga una motivación para tu audiencia.
05. Ponentes relevantes
Los ponentes son fundamentales para la calidad y credibilidad del contenido. Será clave seleccionar a personas expertas, que sean referentes en el tema que se va a tratar.
06. Estrategia de comunicación
El éxito o fracaso de un evento depende en gran medida de una comunicación eficaz. Habrá que definir qué estrategia implementarás para comunicar el evento y analizar qué herramientas son las más eficaces para ello: página web, e-mailings, newsletters, publicidad en revistas especializadas, ruedas de prensa, Redes Sociales, publicidad, etc.
07. En busca de una experiencia única
Independientemente del contenido esencial del congreso, las ponencias y presentaciones, el objetivo es que los asistentes vivan una experiencia única e inolvidable, de modo que consigas crear una conexión emocional que logre imprimir los valores de tu marca en ellos.
08. Actividades de ocio: No todo es trabajo
Si tu congreso va a durar varios días, es interesante planificar algunas actividades lúdicas como comidas, cenas o espectáculos que sirvan para relajar el ambiente y favorecer las relaciones entre los asistentes.
09. Cuenta con patrocinadores
Es recomendable buscar patrocinadores o empresas que se ocupen de subvencionar o sufragar determinados gastos o actividades que se van a desarrollar dentro del congreso. Los patrocinios permitirán incrementar el presupuesto, y además, generar sinergias interesantes con empresas con las que se compartan objetivos.
Galería de imágenes de congresos
Nos encargamos de todo
- Asesoramiento general.
- Planificación.
- Análisis financiero y de viabilidad del congreso.
- Gestión de ubicaciones.
- Reservas, alojamiento y viajes.
- Ponentes.
- Gestión global de bases de datos.
- Comunicación y marketing.
- Subvenciones y créditos de formación.
- Alta de inscripciones.
- Pasarela de pago
- Gestión personal de apoyo.
- Gestión catering y restauración.
- Gestión administrativa.
- Gestión de base de datos.
- Actualización base de datos.
- Dossier presentación y comercial.
- Plano de exposición.
- Patrocinios.
- Informes comerciales.
- Coordinación general
- Atención al asistente.
- Gestión de recepción.
- Coordinación personal de apoyo.
- Entregas del kit de bienvenida.
- Registros en talleres y actividades paralelas.
- Recepción de ponentes y cargar sus ponencias.
- Preparar la presentación de comunicaciones (orales, pósteres, …)
- Coordinación catering y restauración.
- Retransmisión en streaming.
- Gestión plataforma.
- Cartas de agradecimiento.
- Encuestas satisfacción.
- Informe de valoración.
- Gestión notas de prensa
- Cierre económico.
Puedes llevar a cabo tu convención en diferentes formatos
Eventos en los que el contacto en persona es clave y el Networking o las Demostraciones son parte fundamental de la actividad.
Para cuando llegar al máximo número de personas, sin limitaciones de aforo, evitar desplazamientos o poder acceder al contenido en diferido son factores clave.
Lo mejor de los dos mundos: presencial y online. Sin duda una opción ganadora para proporcionar a tu evento de la potencia de ambos formatos.
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