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recepción en un congreso

Gestión de eventos integral

Organización de eventos de principio a fin

La gestión integral de eventos supone el dominio de todas las fases, partes, actividades y servicios derivados de cualquier servicio de cualquier tipo de eventos.

Qué es la gestión de eventos integral

La gestión integral de eventos y supone el dominio de todas las fases, partes, actividades y servicios derivados de cualquier servicio de cualquier tipo de evento.

Qué es necesario

Para poder ofrecer este servicio con plenas garantías es imprescindible:

  • Equipo multidisciplinar: Contar con un equipo multidisciplinar con experiencia en distintas áreas, qué conozca al detalle los pormenores de cada una de ellas.
  • Metodología: Contar con una metodología de procesos de trabajo capaz de dar respuesta a los diversos tipos de eventos. Cada cliente y cada evento es un mundo, pero si tenemos un plan y una estructura previa de trabajo ya consolidada, todo será más sencillo y fluido. Una buena metodología y planificación, reduce problemas y garantiza resultados.
  • Planificación. Conociendo bien los pasos a realizar, así como las tiempos de dedicación, cargas de trabajo...
  • Plataforma propia de gestión de eventos: Un software de gestión de eventos con funcionalidades pensadas para el óptimo desarrollo de cualquier tipo evento. Desde la secretaría técnica, hasta las encuestas de satisfacción, pasando por todo el desarrollo del evento, todo gestionado desde una misma plataforma.

Qué nos diferencia

  • Somos expertos, más de 12 años en Cevents y 10 años más antes de la creación de nuestra empresa. Capacidad para asesorar con autoridad, sabemos de lo que hablamos porque ya lo hemos vivido.
  • Nos gusta la tecnología y sabemos cómo aplicarla para sacar el máximo jugo a cualquier evento.
  • Disponemos de una plataforma de gestión de eventos propia que se adapta a cualquier evento. Gracias a ella, de algún modo, jugamos con ventaja.

Servicios disponibles

01. Secretaría técnica

Asesoramiento general

Gestión, asesoramiento y control de calidad. Supervisión técnica, de todos los servicios inherentes al evento.

Gestión de ubicaciones

Búsqueda y localización de sedes, espacios para actos sociales con propuestas y comparativa de precios.

Reservas

Localización y selección de las reservas de hoteles y transporte para asistentes, invitados y ponentes (sin coste).

Planificación

Agenda de gestión coordinada (compromisos, fechas límite, etc.). Tanto la nuestra propia como la del organizador del evento.

Análisis financiero y de viabilidad del congreso

Control general, gestión con bancos, apertura de cuentas, gestión de facturas.

Gestión global de bases de datos

Gestión y plataforma de inscripciones (e-mails) y empresas comerciales.

Descuentos

Gestión de descuentos con las empresas de transporte nacional (Iberia y Renfe).

Información del estado del congreso

Por medio de informes; gestión de proveedores, asuntos económicos, control de costes.

Comunicaciones

Envíos de información (correos electrónicos) según la planificación de fechas establecidas en la agenda de gestión.

Subvenciones y créditos de formación

Solicitud y tramitación de subvenciones y créditos de formación continua.

Personal de apoyo

Asistencia a reuniones con actas. Recepción de asistentes, entrega de documentación, etc.

Cierre económico del congreso/evento

Liquidación y balance económico. Tabulación encuestas de calidad e informe final.

02. Secretaría administrativa

Alta de inscripciones

Elaboración de formulario on-line para recepción de inscripciones.

Atención al asistente

Atención de todas las consultas de los asistentes o interesados en el evento (vía telefónica o email).

Gestión de inscripciones

Recepción y control de las inscripciones del evento con envíos periódicos de confirmación de las mismas.

Gestión administrativa

Gestión interna con emisión y envío de recibos/facturas individualizadas a cada uno de los inscritos.

Informes de asistentes

Confección de informes periódicos de asistentes al evento.

03. Secretaría comercial

Gestión de base de datos

Base de datos facilitada por el cliente.

Actualización base de datos

Actualización periódica de la base de datos inicial.

Dossier presentación y comercial

Para expositores, colaboradores y/o patrocinadores y sesiones técnicas.

Plano de exposición

Elaboración y diseño del plano de exposición comercial y normas técnicas de montaje.

Patrocinios

Propuesta y elaboración de partidas y/o servicios susceptibles de ser patrocinados.

Informes comerciales

Envío y seguimiento comercial e informes periódicos de todo el desarrollo.

Contrataciones

Contratación con expositores, colaboradores y/o patrocinadores ( plantillas de contratos).

Facturación.

Facturación, seguimiento y cobro de todas las facturas generadas.

Seguimiento

Atención y coordinación antes y durante el montaje de todas las empresas que intervienen.

04. Secretaría científica - Comunicaciones

Atención

Atención con comunicantes y supervisión de la correcta presentación de las comunicaciones.

Recepción

Elaboración de formulario on-line para comunicaciones, tanto las orales como pósteres, con normas de presentación.

Recopilación

Recopilación on-line de las comunicaciones on-line.

Informes

Elaboración y envío de informes periódicos para revisión del comité científico.

Maquetación

Revisión y maquetación de los autores e índice de las comunicaciones.

Correspondencia

Con comunicantes para indicarles su aprobación, hora y sala (orales) y número y zona de exposición (pósteres).

05. Secretaría científica - Ponentes

Programa

Elaboración del programa del evento.

Contacto

Contacto previo por parte del comité científico con los ponentes.

Alojamiento y viajes

Diferentes alternativas de alojamiento y viajes (en caso que lo requiera).

Resumen de ponencias

Recepción del resumen de las ponencias, control y gestión de las mismas previo a su exposición.

Correspondencia

Para indicarles horarios y salas para su exposición, confirmación de viaje y alojamiento (así como protocolo para sus exposiciones.

mujer con móvil
Sheila - Coordinadora de proyectos

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