Gestión de eventos integral
Organización de eventos de principio a fin
La gestión integral de eventos supone el dominio de todas las fases, partes, actividades y servicios derivados de cualquier servicio de cualquier tipo de eventos.
Qué es la gestión de eventos integral
La gestión integral de eventos y supone el dominio de todas las fases, partes, actividades y servicios derivados de cualquier servicio de cualquier tipo de evento.
Qué es necesario
Para poder ofrecer este servicio con plenas garantías es imprescindible:
- Equipo multidisciplinar: Contar con un equipo multidisciplinar con experiencia en distintas áreas, qué conozca al detalle los pormenores de cada una de ellas.
- Metodología: Contar con una metodología de procesos de trabajo capaz de dar respuesta a los diversos tipos de eventos. Cada cliente y cada evento es un mundo, pero si tenemos un plan y una estructura previa de trabajo ya consolidada, todo será más sencillo y fluido. Una buena metodología y planificación, reduce problemas y garantiza resultados.
- Planificación. Conociendo bien los pasos a realizar, así como las tiempos de dedicación, cargas de trabajo...
- Plataforma propia de gestión de eventos: Un software de gestión de eventos con funcionalidades pensadas para el óptimo desarrollo de cualquier tipo evento. Desde la secretaría técnica, hasta las encuestas de satisfacción, pasando por todo el desarrollo del evento, todo gestionado desde una misma plataforma.
Qué nos diferencia
- Somos expertos, más de 12 años en Cevents y 10 años más antes de la creación de nuestra empresa. Capacidad para asesorar con autoridad, sabemos de lo que hablamos porque ya lo hemos vivido.
- Nos gusta la tecnología y sabemos cómo aplicarla para sacar el máximo jugo a cualquier evento.
- Disponemos de una plataforma de gestión de eventos propia que se adapta a cualquier evento. Gracias a ella, de algún modo, jugamos con ventaja.
Servicios disponibles
01. Secretaría técnica
Gestión, asesoramiento y control de calidad. Supervisión técnica, de todos los servicios inherentes al evento.
Búsqueda y localización de sedes, espacios para actos sociales con propuestas y comparativa de precios.
Localización y selección de las reservas de hoteles y transporte para asistentes, invitados y ponentes (sin coste).
Agenda de gestión coordinada (compromisos, fechas límite, etc.). Tanto la nuestra propia como la del organizador del evento.
Control general, gestión con bancos, apertura de cuentas, gestión de facturas.
Gestión y plataforma de inscripciones (e-mails) y empresas comerciales.
Gestión de descuentos con las empresas de transporte nacional (Iberia y Renfe).
Por medio de informes; gestión de proveedores, asuntos económicos, control de costes.
Envíos de información (correos electrónicos) según la planificación de fechas establecidas en la agenda de gestión.
Solicitud y tramitación de subvenciones y créditos de formación continua.
Asistencia a reuniones con actas. Recepción de asistentes, entrega de documentación, etc.
Liquidación y balance económico. Tabulación encuestas de calidad e informe final.
02. Secretaría administrativa
Elaboración de formulario on-line para recepción de inscripciones.
Atención de todas las consultas de los asistentes o interesados en el evento (vía telefónica o email).
Recepción y control de las inscripciones del evento con envíos periódicos de confirmación de las mismas.
Gestión interna con emisión y envío de recibos/facturas individualizadas a cada uno de los inscritos.
Confección de informes periódicos de asistentes al evento.
03. Secretaría comercial
Base de datos facilitada por el cliente.
Actualización periódica de la base de datos inicial.
Para expositores, colaboradores y/o patrocinadores y sesiones técnicas.
Elaboración y diseño del plano de exposición comercial y normas técnicas de montaje.
Propuesta y elaboración de partidas y/o servicios susceptibles de ser patrocinados.
Envío y seguimiento comercial e informes periódicos de todo el desarrollo.
Contratación con expositores, colaboradores y/o patrocinadores ( plantillas de contratos).
Facturación, seguimiento y cobro de todas las facturas generadas.
Atención y coordinación antes y durante el montaje de todas las empresas que intervienen.
04. Secretaría científica - Comunicaciones
Atención con comunicantes y supervisión de la correcta presentación de las comunicaciones.
Elaboración de formulario on-line para comunicaciones, tanto las orales como pósteres, con normas de presentación.
Recopilación on-line de las comunicaciones on-line.
Elaboración y envío de informes periódicos para revisión del comité científico.
Revisión y maquetación de los autores e índice de las comunicaciones.
Con comunicantes para indicarles su aprobación, hora y sala (orales) y número y zona de exposición (pósteres).
05. Secretaría científica - Ponentes
Elaboración del programa del evento.
Contacto previo por parte del comité científico con los ponentes.
Diferentes alternativas de alojamiento y viajes (en caso que lo requiera).
Recepción del resumen de las ponencias, control y gestión de las mismas previo a su exposición.
Para indicarles horarios y salas para su exposición, confirmación de viaje y alojamiento (así como protocolo para sus exposiciones.
¿Necesitas este servicio para tu evento?
Solicita una reunión presencial o videollamada y cuéntanos tu proyecto. Te asesoraremos gratuitamente y, si lo deseas, te daremos un presupuesto de gestión integral de tu evento.