Gestión integral de congresos
Nos encargamos de todo de principio a fin
Un congreso no es un evento cualquiera. La gestión integral de congresos implica abordar un proceso complejo que requiere mucho tiempo, proactividad, eficiencia, además de un equipo experto.
Qué es la gestión integral de congresos
La gestión integral de congresos implica el control de todas las fases, actividades y servicios asociados al congresos Pero no solo eso. También requiere de una excelente capacidad de coordinación y buenas dotes comunicativas en los diferentes miembros del equipo.
Qué es necesario
Para poder ofrecer este servicio con plenas garantías es imprescindible:
- Capacidad y experiencia para asesorar: Saber asesorar, gestionar de forma integral, con un control de calidad exigente, pero siempre con un trato personalizado.
- Anticipación: Planificación, organización y calendarización de acciones.
- Equipo experto. Equipo versátil, profesional, preparado y entusiasta.
- Actitud proactiva: Siempre pensando en superar lo objetivos: resultados económicos, académico/científicos, colaboradores, inscripciones.
- Capacidad multitarea: Deberás tener la habilidad de combinar tus obligaciones diarias con la organización de tu evento.
- Una secretaría técnica impecable: Cuando la secretaría técnica funciona como es debido, apoyada de una plataforma de gestión de eventos propia, las inscripciones, ponentes, comunicaciones, colaboraciones, etc... funcionan como la seda.
Qué nos diferencia
- El valor de la experiencia, más de 15 años en Cevents y 7 años más antes de la creación de nuestra empresa. Capacidad para asesorar con autoridad, sabemos de lo que hablamos porque ya lo hemos vivido.
- Apoyados en la mejor tecnología, sabemos cómo aplicarla para sacar el máximo jugo a cualquier evento.
- Siempre abiertos a nuevos retos, nos motivan y son un estímulo para seguir creciendo.
- Nunca caminarás solo: Un congreso es un evento muy importante para la entidad organizadora. Sabemos que tenemos que ofrecer respuestas eficaces y apoyo en todo momento. Todo con un trato personalizado y cordial.
Servicios disponibles
01. Secretaría técnica
Gestión, asesoramiento y control de calidad. Supervisión técnica, de todos los servicios inherentes al Congreso
Localización de sedes, espacios para actos sociales con propuestas y comparativa de precios.
Localización y selección de reserva hotelera y transporte para asistentes, invitados y ponentes (sin coste).
Agenda de gestión coordinada (compromisos, fechas límite, etc.). Tanto de Cevents como del Organizador.
Control general, gestión con bancos, apertura de cuentas, gestión de facturas.
Gestión y plataforma de inscripciones (e-mails) y casas comerciales.
Gestión de descuentos en empresas de transporte nacional (Iberia y Renfe).
A través de informes; gestión de proveedores, asuntos económicos, control de costes.
Envíos de información (e-mailings electrónicos) según fechas establecidas en la agenda de gestión.
Solicitud y tramitación de Subvenciones y créditos de formación continua.
Asistencia a reuniones con actas. Recepción de asistentes, entrega de documentación, etc.
Liquidación y balance. Tabulación encuestas de calidad e informe final.
02. Secretaría administrativa
Elaboración de formulario on-line para recepción de inscripciones.
Atención de todas las consultas de los asistentes o interesados en el tema (vía telefónica o email).
Recepción y control de inscripciones con envíos periódicos de confirmación de las mismas.
Gestión interna con emisión y envío de recibos/facturas individualizados.
Confección de informes periódicos de asistentes.
03. Secretaría comercial
Base de datos facilitada por el cliente.
Actualización base de datos inicial.
Para expositores, colaboradores y/o patrocinadores y sesiones técnicas.
Elaboración de plano de exposición comercial y normas técnicas de montaje.
Propuesta y elaboración de partidas y/o servicios patrocinables.
Envío y seguimiento comercial e informes periódicos.
Contratación con expositores, colaboradores y/o patrocinadores ( plantillas de contratos).
Facturación, seguimiento y cobro.
Atención y coordinación antes y durante el montaje de todas las firmas.
04. Secretaría científica - Comunicaciones
Elaboración de formulario on-line para comunicaciones, tanto orales como pósteres, con normas de presentación.
Recopilación on-line de comunicaciones on-line.
Atención con comunicantes y supervisión de la correcta presentación de comunicaciones.
Elaboración y envío de informes periódicos para revisión del comité científico.
Revisión y maquetación de autores e índice de las comunicaciones.
Con comunicantes para indicarles su aprobación, hora y sala (orales) y número y zona de exposición (pósteres).
05. Secretaría científica - Ponentes
Elaboración del programa del Congreso.
Contacto previo por parte del comité científico con los ponentes.
Opciones de alojamiento y viaje (en caso que lo requiera).
Recepción de resumen de las ponencias y control de las mismas para su exposición.
Para indicarles horarios y salas para su exposición, confirmación de viaje y alojamiento (así como protocolo para sus exposiciones.
¿Necesitas este servicio para tu evento?
Solicita una reunión presencial o videollamada y cuéntanos tu proyecto. Te asesoraremos gratuitamente y, si lo deseas, te daremos un presupuesto de gestión integral de tu evento.