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Gestión integral de congresos

Nos encargamos de todo de principio a fin

Un congreso no es un evento cualquiera. La gestión integral de congresos implica abordar un proceso complejo que requiere mucho tiempo, proactividad, eficiencia, además de un equipo experto.

Qué es la gestión integral de congresos

La gestión integral de congresos implica el control de todas las fases, actividades y servicios asociados al congresos Pero no solo eso. También requiere de una excelente capacidad de coordinación y buenas dotes comunicativas en los diferentes miembros del equipo.

Qué es necesario

Para poder ofrecer este servicio con plenas garantías es imprescindible:

  • Capacidad y experiencia para asesorar: Saber asesorar, gestionar de forma integral, con un control de calidad exigente, pero siempre con un trato personalizado.
  • Anticipación:  Planificación, organización y calendarización de acciones.
  • Equipo experto. Equipo versátil, profesional, preparado y entusiasta.
  • Actitud proactiva: Siempre pensando en superar lo objetivos: resultados económicos, académico/científicos, colaboradores, inscripciones.
  • Capacidad multitarea: Deberás tener la habilidad de combinar tus obligaciones diarias con la organización de tu evento.
  • Una secretaría técnica impecable: Cuando la secretaría técnica funciona como es debido, apoyada de una plataforma de gestión de eventos propia, las inscripciones, ponentes, comunicaciones, colaboraciones, etc... funcionan como la seda.

Qué nos diferencia

  • EL valor de la experiencia, más de X años en Cevents y X años más antes de la creación de nuestra empresa. Capacidad para asesorar con autoridad, sabemos de lo que hablamos porque ya lo hemos vivido.
  • Apoyados en la mejor tecnología, sabemos cómo aplicarla para sacar el máximo jugo a cualquier evento.
  • Siempre abiertos a nuevos retos, bla bla bla
  • Nunca caminarás solo: Un congreso es un evento muy importante para la entidad organizadora. Sabemos que tenemos que ofrecer respuestas eficaces y apoyo en todo momento. Todo con un trato personalizado y cordial.

Servicios disponibles

01. Secretaría técnica

Asesoramiento general

Gestión, asesoramiento y control de calidad. Supervisión técnica, de todos los servicios inherentes al Congreso

Gestión de ubicaciones

Localización de sedes, espacios para actos sociales con propuestas y comparativa de precios.

Reservas

Localización y selección de reserva hotelera y transporte para asistentes, invitados y ponentes (sin coste).

Planificación

Agenda de gestión coordinada (compromisos, fechas límite, etc.). Tanto de Cevents como del Organizador.

Análisis financiero y de viabilidad del congreso

Control general, gestión con bancos, apertura de cuentas, gestión de facturas.

Gestión global de bases de datos

Gestión y plataforma de inscripciones (e-mails) y casas comerciales.

Descuentos

Gestión de descuentos en empresas de transporte nacional (Iberia y Renfe).

Información del estado del congreso

A través de informes; gestión de proveedores, asuntos económicos, control de costes.

Comunicaciones

Envíos de información (e-mailings electrónicos) según fechas establecidas en la agenda de gestión.

Subvenciones y créditos de formación

Solicitud y tramitación de Subvenciones y créditos de formación continua.

Personal de apoyo

Asistencia a reuniones con actas. Recepción de asistentes, entrega de documentación, etc.

Cierre económico del congreso/evento

Liquidación y balance. Tabulación encuestas de calidad e informe final.

02. Secretaría administrativa

Alta de inscripciones

Elaboración de formulario on-line para recepción de inscripciones.

Atención al asistente

Atención de todas las consultas de los asistentes o interesados en el tema (vía telefónica o email).

Gestión de inscripciones

Recepción y control de inscripciones con envíos periódicos de confirmación de las mismas.

Gestión administrativa

Gestión interna con emisión y envío de recibos/facturas individualizados.

Informes de asistentes

Confección de informes periódicos de asistentes.

03. Secretaría comercial

Gestión de base de datos

Base de datos facilitada por el cliente.

Actualización base de datos

Actualización base de datos inicial.

Dossier presentación y comercial

Para expositores, colaboradores y/o patrocinadores y sesiones técnicas.

Plano de exposición

Elaboración de plano de exposición comercial y normas técnicas de montaje.

Patrocinios

Propuesta y elaboración de partidas y/o servicios patrocinables.

Informes comerciales

Envío y seguimiento comercial e informes periódicos.

Contrataciones

Contratación con expositores, colaboradores y/o patrocinadores ( plantillas de contratos).

Facturación

Facturación, seguimiento y cobro.

Seguimiento

Atención y coordinación antes y durante el montaje de todas las firmas.

04. Secretaría científica - Comunicaciones

Recepción

Elaboración de formulario on-line para comunicaciones, tanto orales como pósteres, con normas de presentación.

Recopilación

Recopilación on-line de comunicaciones on-line.

Atención

Atención con comunicantes y supervisión de la correcta presentación de comunicaciones.

Informes

Elaboración y envío de informes periódicos para revisión del comité científico.

Maquetación

Revisión y maquetación de autores e índice de las comunicaciones.

Correspondencia

Con comunicantes para indicarles su aprobación, hora y sala (orales) y número y zona de exposición (pósteres).

05. Secretaría científica - Ponentes

Programa

Elaboración del programa del Congreso.

Contacto

Contacto previo por parte del comité científico con los ponentes.

Alojamiento y viaje

Opciones de alojamiento y viaje (en caso que lo requiera).

Resumen de ponencias

Recepción de resumen de las ponencias y control de las mismas para su exposición.

Correspondencia

Para indicarles horarios y salas para su exposición, confirmación de viaje y alojamiento (así como protocolo para sus exposiciones.

mujer con móvil
Sheila - Coordinadora de proyectos

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Solicita una reunión presencial o videollamada y cuéntanos tu proyecto. Te asesoraremos gratuitamente y, si lo deseas, te daremos un presupuesto de gestión integral de tu evento.

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