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Eventos presenciales

Eventos presenciales

Cuando el contacto entre personas es la clave

Los protagonistas de los eventos presenciales son personas que muestran al mundo sus logros, avances o que debaten o aprenden sobre los asuntos que les apasionan. El contacto personal es un estímulo para la superación, del mismo modo que facilita la comprensión y ejerce de chispa para generar emociones. Nos gustan los eventos presenciales.

En qué consiste un evento presencial

Hasta hace bien poco el evento presencial era casi el único formato existente. Ahora convive con el híbrido y el online y su definición se explica mejor en ese contexto.

Un evento presencial se caracteriza por la reunión de un grupo de personas en un espacio y fecha determinada para participar en una actividad entorno a alguna temática de interés común, en la que normalmente hay personas, empresas y/o instituciones que exponen, presentan o debaten y público que asiste como espectador, y que puede participar en mayor o menor medida, dependiendo del tipo de evento.

Características 

  • Limitación del número de participantes: Bien sea por aforo o por presupuesto en el caso de que los asistentes sean invitados.
  • Duración limitada: Desde unas horas hasta un máximo de 5 días que puede durar un congreso.
  • Importancia del emplazamiento: Dependiendo del tipo de evento, la ciudad o el lugar dónde se va a celebrar puede ser muy importante. En una convención de una empresa multinacional será muy relevante, en una conferencia quizá no tanto.
  • Mayor coste: En principio supondrá un mayor coste ya que implica la utilización de un espacio y puede acarrear diversos costes de desplazamiento.
  • Contacto humano: Garantiza el contacto humano con todo lo positivo que esto puede suponer.
  • Actividades complementarias: La presencialidad permite la realización de múltiples actividades tanto en eventos corporativos como en eventos formativos: team building, gamificación, networking, espectáculos, cenas/comidas.

Ventajas de los eventos presenciales

El primero vacio please
01. Cercanía y humanización

El contacto humano es siempre positivo para la comunicación en general y un evento va, sobre todo, de comunicar. Favorece el "engagement".

02. Atención

Garantiza una mayor atención por parte de los asistentes, es más difícil distraerse o ausentarse.

03. Networking

Favorece el networking, incluso más allá de actividades enfocadas o preparadas para fomentarlo.

04. Visual

Supone un mayor impacto visual. Todo se ve mejor en directo que tras una pantalla.

En Cevents nos encargamos de todo

Principales fases y tareas de un evento presencial

01. Antes del evento

  • Selección de la ciudad.
  • Selección y reserva del emplazamiento.
  • Contratación los servicios de apoyo y auxiliares.
  • Creación de la imagen y Plataforma de inscripciones y/o comunicaciones.
  • Definición del cronograma.
  • Encargo de material adicional: obsequios, merchandising
  • Establecimiento de la estrategia de marketing.
  • Gestión de invitados
  • Gestión transportes, asistente e invitados
  • Gestión de colaboraciones, dossier comercial y contratación.

 

02. Durante el evento:

  • Adecuación del espacio y montaje
  • Gestión de accesos.
  • Atención a invitados y ponentes.
  • Gestión de streaming (si es congreso híbrido).
  • Coordinación general.
  • Atención, supervisión y gestión de todos los servicios relacionados con el evento

03. Después del evento

  • Archivo de vídeos bajo demanda
  • Envío automatizado de certificado, junto con carta de agradecimiento para asistentes, ponentes, colaboradores.
  • Encuesta de satisfacción.
  • Informe de asistencia.
  • Informe financiero.
  • Mantenimiento de "Call to action" específico.

Puedes llevar a cabo tu convención en diferentes formatos

Eventos online
01. Eventos Online

Para cuando llegar al máximo número de personas, sin limitaciones de aforo, evitar desplazamientos o poder acceder al contenido en diferido son factores clave.

Eventos híbridos
02. Eventos Híbridos

Lo mejor de los dos mundos: presencial y online. Sin duda una opción ganadora para proporcionar a tu evento de la potencia de ambos formatos.

Zoraida Sevilla - Dirección de proyectos

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