Eventos virtuales online
Una pantalla abierta al mundo
En los eventos virtuales online siempre que haya voluntad entre las dos partes, la conexión y la comunicación es posible. Si quieres celebrar tu evento y crees que hay personas interesadas en asistir, solo necesitas proveerte y utilizar la tecnología adecuada. En Cevents sabemos qué tecnología necesitas, además, sabemos usarla a la perfección. Porque, no lo olvides, detrás de esa tecnología fascinante, siempre habrá personas muy preparadas a las que les encanta su trabajo.
Qué son los eventos virtuales
Los eventos virtuales o eventos online son aquellos en los que la reunión física es sustituida por una virtual; es decir, sin contacto físico. En estos eventos la comunicación se realiza a través del intercambio de información entre los participantes desde la pantalla de su ordenador, dispositivo móvil o tablet, siempre y a través de una conexión a Internet. Por medio de una plataforma online multidispositivo, estos eventos pueden contener todo tipo de contenidos y actividades, ofreciendo a los usuarios una experiencia inmersiva sin necesidad de desplazarse.
Características de los eventos virtuales
- No hay un espacio físico: Todo se desarrolla en Internet, pero se puede reproducir un espacio virtual de eventos desde donde el asistente pueda acceder a las distintas salas o funcionalidades del mismo.
- Conexión en remoto: Todos los participantes, ponentes, presentadores y asistentes conectan en una emisión online desde sus casas, despachos u otros lugares gracias a un dispositivo conectado a la red y con cámara y micro.
- Interactividad: Un evento virtual puede ser más o menos interactivo en función de las opciones de conversación que se habiliten. Estos medios pueden ser sincrónicos (simultáneos) o asincrónicos (sucede en un momento diferente al del evento: reacciones (likes, favoritos y recomendaciones, compartidos), chat en directo, mensajes privados, comentarios, micrófonos abiertos, correo electrónico.
- Son perdurables en el tiempo: Todas las intervenciones son grabadas por lo que pueden reproducirse en un momento diferentes al que se da la acción.
Ventajas de los eventos online
El primero vacio please
01. Sin barreras geográficas
El acceso es más fácil que nunca, nos permite acceder a eventos desde y en cualquier lugar.
02. Sin limitaciones de público
Al no depender de ningún espacio físico el público puede ser ilimitado
03. Ahorro en los desplazamientos
Ni los ponentes ni el público deben desplazarse ni alojarse fuera de casa, lo que supone un menor coste.
04. Ahorro de tiempo
Al no haber desplazamiento, es mucho más cómoda la asistencia.
05. Más barato que un evento presencial
Sin hoteles, viajes, comidas, cenas, espectáculos, etc. siempre será más económico que un evento presencial.
06. Favorece la medición de resultados
Una plataforma de eventos, como la que usamos en Cevents, registra todas las variables y KPIs que cualquier empresa pueda necesitar para realizar la valoración del evento, teniendo acceso a esta información en todo momento y en tiempo real.
En Cevents nos encargamos de todo
Principales fases y tareas de un evento online
- Definir el sentido y utilidad del evento virtual.
- Contactar con los ponentes o especialistas que participarán en tu evento virtual.
- Planificación del programa de trabajo.
- Seleccionar las herramientas digitales que necesitas para llevar a cabo tu evento. Tanto de software como elementos audiovisuales
- Difusión de la convocatoria: Es fundamental preparar con anticipación un plan de comunicación y empezar a publicitar el congreso online con la suficiente antelación.
- Plan de comunicación:
- Crear un landing page y recoger los datos de inscripción.
- Crear contenido relacionado con tu evento virtual y publicarlo en el blog de la empresa con anterioridad a la fecha del evento
- Envío de emails a tu público objetivo publicitando tu evento virtual
- Publicidad en Redes Sociales o Google Ads
- Hacer pruebas técnicas antes del comienzo.
- Tener backups y soluciones para cada problema.
- Usar una plataforma de gestión de eventos con las funcionalidades necesarias para que el evento cumpla sus objetivos.
- Presentar los contenidos de forma dinámica para que sean atractivos para la audiencia.
- Grabar todas las ponencias e intervenciones del evento.
- Implementar dinámicas participativas que fomenten la interactuación.
- Compartir la grabación del evento lo antes posible.
- Añadir contenido extra al enviar la grabación.
- Encuesta de satisfacción.
- Redactar un artículo a modo resumen de los temas más destacados del evento online
- Informe de asistencia.
- Envío de cartas de agradecimiento y certificados.
- Informe financiero.
Puedes llevar a cabo tu convención en diferentes formatos
Eventos en los que el contacto en persona es clave y el Networking o las Demostraciones son parte fundamental de la actividad.
Lo mejor de los dos mundos: presencial y online. Sin duda una opción ganadora para proporcionar a tu evento de la potencia de ambos formatos.
Eventos online de éxito
Consulta casos de éxito de eventos online realizados por Cevents
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